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Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), y por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo en España, los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y en México por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico.

Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un campo es una pieza única de información; un registro es un sistema completo de campos; y un archivo es una colección de registros. Por ejemplo, una guía de teléfono es análoga a un archivo. Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en tres campos: nombre, dirección, y número de teléfono.

A veces se utiliza DB, de database en inglés, para referirse a las bases de datos.

Características de una Base de Datos.

Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos mencionar:

** Independencia lógica y física de los datos.
** Redundancia mínima.
** Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
** Integridad de los datos.
** Consultas complejas optimizadas.
** Seguridad de acceso y auditoría.
** Respaldo y recuperación.
** Acceso a través de lenguajes de programación estándar.

¿Para qué sirven las bases de datos?.

Las bases de datos son utilizadas en infinidad de circunstancias:

Una base de datos permite acomodar ordenar y tener libre acceso de la información, sea cual fuere.

** En los hospitales para catalogar medicamentos, y a los pacientes.
** En la administración para catalogar los diferentes temas a tratar.
** En el gobierno para catalogar los temas y obligaciones a resolver.
** En la escuela para matricular a los alumnos.
** En el comercio para controlar la información.
** Es muy utilizada por los administradores, quienes entre sus funciones tienen la de ordenar y catalogar al personal, las mercancías, los gastos, los ingresos, etc.

Por ello se encuentran en la eminente necesidad de catalogar los datos para que al ser buscados puedan ser encontrados en forma adecuada.

En los colegios, las bibliotecas se encuentran dotadas de bases de datos simples y sencillas, que permiten a los alumnos y maestros encontrar la información deseada en forma rápida y precisa.

En el comercio, los comerciantes ingresan en una base de datos las entradas y salidas para que en base a esos datos el contador o administrador, resuelva al momento de responder por las obligaciones.


Tipos de Gestionadores de Bases de Datos.

Entre los diferentes tipos de gestionadores de bases de datos, podemos encontrar los siguientes:

MySql: es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se caracteriza por su rapidez. No es recomendable usar para grandes volúmenes de datos.

PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos. Administra muy bien grandes cantidades de datos, y suelen ser utilizadas en intranets y sistemas de gran calibre.

Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de datos, debe ser creada bajo el programa access, el cual crea un archivo .mdb con la estructura ya explicada.

Microsoft SQL Server: es una base de datos más potente que access desarrollada por Microsoft. Se utiliza para manejar grandes volúmenes de informaciones.

DBase: La seguridad en dBASE Plus sigue siendo muy similar a la que ya existía antiguamente en la base de datos MS/DOS dBASE 2.0. La ventana de Escritorio que presenta es una combinación de estilos que se tomó de diferentes programas. Es un tributo al poder fácil y entendible flexibilidad que hace de dBASE una plataforma superior de desarrollo. Como es a menudo el caso, una simple vista de diseño puede enmascarar mucho de la complejidad del software. Es difícil hacer que el software se vea fácil.

FileMaker Pro: FileMaker Pro es el programa de bases de datos que tiene la potencia y flexibilidad para manejar todas tus funciones decada día en casa y en la oficina sin tener que aprender instrucciones de programación complejas. Su estabilidad es buena ya que es muy sencilla y también uno no se pierde en las pantallas como se hace en Access.



Los gestionadores de Bases de Datos más utilizados en el mundo:

La mayoría de los sitios web dinámicos, los que utilizan aplicaciones, necesitan bases de datos para almacenar la información que manejan.

Algunas de las aplicaciones estándar comentadas, como muchos sistemas de foros o gestores de contenidos como PHP-Nuke, requieren para su funcionamiento una base de datos que debería ser suministrada por el proveedor.

En cualquier caso, si nuestra intención es utilizar aplicaciones propias, de poco nos servirá tener acceso a tecnologías como ASP, PHP, etc si no podemos utilizar al mismo tiempo un sistema de gestión de bases de datos adecuado.

Los sistemas más utilizados son los siguientes:

Access: Disponible sólo para Windows. Se trata de un formato de archivo más que de un sistema de gestión de bases de datos.

Típicamente se utiliza con páginas ASP, sin embargo es una base de datos poco recomendable para usar en Internet y que sólo debería usarse para prototipos pero nunca en producción.

Esto es debido a su falta de estabilidad porque no está pensada para usarse en un servidor con múltiples accesos simultáneos. Si nuestro sitio web tiene muchos accesos simultáneos es muy probable que una aplicación ASP basada en Access termine fallando. Es mucho más recomendable utilizar SQL Server

SQL Server: El sistema gestor de bases de datos de Microsfot. SQL Server es un sistema de gestión de bases de datos seguro y robusto que puede manejar tablas de mucho tamaño y múltiples accesos simultáneos sin problemas. Es el sistema de bases de datos recomendado para las aplicaciones ASP sobre servidores Windows.


MySQL: es el servidor de bases de datos más popular en el mundo Linux. Es un programa libre y gratuito, muy robusto, veloz y capaz de manejar sin problemas tablas con millones de registros en sitios web de muchas visitas. Se utiliza mucho con aplicaciones PHP o scripts Perl.

Su mayor ventaja es que es gratuito, y por tanto no encarece en exceso el servicio, y muy rápido. Por el contrario sus desventajas son ciertas carencias respecto a otros sistemas más potentes, como son los procedimientos almacenados y las transacciones

Oracle: Probablemente el mejor sistema gestor de bases de datos que existe y tradicionalmente uno de los más utilizados en la empresa y la administración. Su mayor problema es que el coste de la licencia es muy elevado sobre todo en comparación con los precios que se suelen cobrar por el alojamiento web compartido.

Por ese motivo su uso no está tan extendido en las aplicaciones de Internet, lugar en el que ha sido desplazado por los sitemas de código abierto como MySQL y PostgreSQL


PostgreSQL: es sin duda el Sistema de Gestión de Bases de Datos de código abierto (gratuito y con código fuente disponible) más avanzado del mundo. Posee las características de los más potentes sistemas comerciales como Oracle o SQL Server pero con la ventaja de que su licencia es gratuita. Frente a estos sistemas tiene como desventaja que su rendimiento (velocidad de procesamiento) no es tan elevado



¿Como Iniciar  MS Access 2007?.

Una vez que hemos instalado en el ordenador el software de Microsoft Office 2007, para iniciar una sesión de trabajo con Microsoft Access 2007, seguiremos los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el botón "Inicio" de la barra de tareas de Windows y seleccionar la opción Todos los Programas.

Localizamos el grupo de programas "Microsoft Office" y dentro del mismo seleccionamos la opción Microsoft Office Access 2007.





¿Que es un Campo en una tabla de Access?.

Es una pieza de información relacionada con una persona o cosa. Los campos relacionados se agrupan juntos para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena la información con respecto a información de los empleados de una empresa, un registro sería la información relacionada a un solo empleado.

Un campo, por ejemplo, sería la información específica sobre el empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación o el número de seguridad social.

¿Que es un Registro en una tabla de Access?.

Es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y organizada.



Tipos de datos en Access.

Texto: Datos alfanuméricos (texto y números) Almacena hasta 255 caracteres.

Memo:  Datos alfanuméricos (texto y números) Almacena hasta 2 GB de datos (es el límite de tamaño para todas las bases de datos de Access) si el campo se rellena mediante programación. Recuerde que si se agregan 2 GB de datos, el funcionamiento de la base de datos será lento. Si se proporcionan los datos manualmente, se pueden proporcionar y ver un máximo de 65.535 caracteres en el campo de tabla y en todos los controles enlazados al campo. Cuando se crean bases de datos con el formato de archivo de Office Access 2007, los campos Memo también admiten la edición de texto enriquecido. 

Número: Datos numéricos Los campos de tipo Número usan un valor de Tamaño del campo que controla el tamaño del valor que el campo puede contener. El tamaño del campo se puede establecer en 1, 2, 4, 8 ó 16 bytes.

Fecha/Hora: Fechas y horas Access almacena todas las fechas como enteros de precisión doble de 8 bytes.

Moneda: Datos monetarios Almacena los datos como números de 8 bytes con una precisión de cuatro posiciones decimales. Use este tipo de datos para almacenar datos financieros y cuando Access no debe redondear los valores.

Autonumérico: Valores únicos creados por Access al crearse un registro nuevo. Almacena los datos como valores de 4 bytes; suele usarse en claves principales.

Sí/No: Datos booleanos (verdaderos o falsos). Access usa -1 para todos los valores Sí y 0 para todos los valores No.

Objeto OLE: Imágenes, documentos, gráficos y otros objetos de programas de Office y programas basados en Windows. Almacena hasta 2 GB de datos (el límite de tamaño para todas las bases de datos de Access). Recuerde que si se agregan 2 GB de datos, el funcionamiento de la base de datos será lento. Los campos de tipo Objeto OLE crean imágenes de mapa de bits del documento original u otro objeto y, a continuación, muestran ese mapa de bits en los campos de tabla y los controles de formulario o informe de la base de datos.

Para que Access represente esas imágenes, debe haber un servidor OLE (es decir, un programa que admita ese tipo de archivo) registrado en el equipo donde se ejecuta la base de datos. Si no hay ningún servidor OLE registrado para un tipo de archivo determinado, Access muestra un icono de imagen rota. Se trata de un problema conocido para algunos tipos de imagen, sobre todo las imágenes JPEG.
En general, deben usarse campos de tipo Datos adjuntos para los archivos .accdb en vez de campos de tipo Objeto OLE. Los campos de tipo Datos adjuntos usan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz y no se ven limitados por la falta de servidores OLE registrados.

Hipervínculo: Direcciones Web Almacena hasta 1 gigabyte de datos. Se pueden almacenar vínculos a sitios Web, sitios o archivos ubicados en una intranet o red local (LAN), y sitios o archivos ubicados en un equipo.

Datos adjuntos: Cualquier tipo de archivo admitido.Es algo nuevo para los archivos .accdb de Office Access 2007. Se pueden adjuntar a los registros de una base de datos imágenes, archivos de hojas de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de archivo compatibles, de manera muy similar a como se adjuntan archivos a los mensajes de correo electrónico. También se pueden ver y editar los archivos adjuntos, dependiendo de cómo el diseñador de la base de datos configure el campo Datos adjuntos. Los campos de tipo Datos adjuntos proporcionan mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE y usan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz ya que no crean una imagen de mapa de bits del archivo original.

Panel Principal de Access.

La pantalla inicial.

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada programa o ventana:






¿Adónde ha ido a parar la ventana Base de datos?.

Al crear una base de datos nueva con Microsoft Office Access 2007 o abrir una base de datos creada con una versión anterior de Access, no aparece la ventana Base de datos. En Office Access 2007, la ventana Base de datos se ha reemplazado con una nueva característica denominada panel de exploración. En este tema se explica por qué se ha desarrollado el panel de exploración y se proporciona información sobre cómo utilizar la nueva característica.

Descripción del panel de exploración.

En Office Access 2007, se utiliza el panel para realizar la mayoría de las tareas que antes se llevaban a cabo con la ventana Base de datos. Por ejemplo, se utiliza el panel para abrir componentes de la base de datos (denominados objetos en Access) para utilizarlos o cambiar el diseño. Una de las formas más sencillas de comprobar lo que se puede hacer con un objeto es hacer clic con el botón secundario en el mismo y explorar el menú emergente.

La ventana Base de datos se ha reemplazado con el panel de exploración porque el panel funciona con el nuevo modelo de interfaz de usuario de 2007 Microsoft Office System. Ese modelo (denominado modelo de interfaz de un único documento) coloca los objetos abiertos de la base de datos (formularios, informes, etc.) en una sola ventana. Si se abre más de un objeto, Access los separa con fichas, las cuales se utilizan para pasar de un objeto a otro. En la siguiente figura se muestra un conjunto de fichas típico:

A diferencia de la ventana Base de datos, no se puede ocultar el panel de exploración detrás de otras ventanas. El panel permanece visible, a menos que se presione F11, se utilice el Botón para abrir o cerrar la barra Ancho del panelImagen del botón para cerrarlo temporalmente. También puede configurar una opción de programa para ocultarlo.






¿Qué es una tabla?.

Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y los campos, columnas.




 1 Registro o fila.

 2 Campo o columna.

La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto, números, fechas e imágenes.

En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear.

** Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones-

** Un catálogo de los productos en venta con precios e imágenes de cada artículo.

** Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos.

** Un inventario de equipo o stock disponible.

Nota: Debe planear y diseñar la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un diseño correcto y evitar así tener que realizar muchos cambios posteriormente.



¿Que es una Consulta en Access?.

Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos, de las acciones de los datos o de ambos. Puede usar una consulta para responder a una pregunta sencilla, realizar cálculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o eliminar datos de una tabla. Las consultas que se utilizan para recuperar datos de una tabla o realizar cálculos se denominan consultas de selección. Las consultas que agregan, cambian o eliminan datos se denominan consultas de acción.

Cuando desee revisar, agregar, cambiar o eliminar datos de su base de datos, considere la posibilidad de usar una consulta.

Al utilizar una consulta, puede responder a preguntas muy específicas acerca de sus datos que serían difíciles de responder mirando directamente la tabla de datos. Puede usar las consultas para filtrar los datos, realizar cálculos con ellos y resumirlos. También puede usar consultas para automatizar muchas tareas de administración de datos y revisar los cambios realizados en los datos antes de confirmarlos.



¿Que es un Formulario en Access?.

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, por ejemplo qué campos o filas de datos se van a mostrar. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de que ayudará a evitar que se especifiquen datos incorrectos.

Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos. Microsoft Office Access 2007 incluye nuevas herramientas que ayudan a crear formularios con rapidez, así como nuevos tipos de formulario y nuevas características que mejoran el uso de las bases de datos.

¿Para que se utiliza un Informe en Access?.

Los informes son el producto final de su base de datos. Combinan los datos sin formato de su base de datos con información suficiente como para proporcionar a esos datos significado, y presentan los resultados de forma visual. Por ejemplo, si necesita usar gráficos, puede usar un informe. Los informes también son la mejor forma de dar formato e imprimir los datos, y son una buena forma de resumir datos. Por ejemplo, puede agrupar sus activos por proveedor y calcular un subtotal para cada grupo, así como un total general para todos los grupos.

En Access, un informe se compone de secciones.

** 1 Las secciones de encabezado pueden aparecer en la parte superior de un informe, o, en caso de las secciones de encabezado de página, en la parte superior de cada página del informe. Los encabezados de informe suelen contener títulos e imágenes, como logotipos de empresa. Los encabezados de página suelen contener encabezados de columna.

** 2 Si desea agrupar los datos en un informe, verá un encabezado de grupo. Esta sección enumerará los campos en los que puede agrupar sus datos. Por ejemplo, si necesita ver quién repara un equipo en concreto, puede agrupar los datos por técnico de reparación.


** 3 La sección Detalle es el cuerpo del informe, los datos que los usuarios deben ver. Todos los informes deben tener esta sección.

** 4 Las secciones de pie de página pueden aparecer en varios lugares. Por ejemplo, puede crear pies de página de grupos que muestren sumas, cuentas o promedios para un grupo de datos. También puede crear pies de página en la parte inferior de cada página de informe y mostrar elementos como números de página.

El encabezado y el pie de página son opcionales. Por ejemplo, si no desea agrupar sus datos, no necesita agrupar encabezados ni pies de página. Sin embargo, asegúrese de que sus informes contienen la suficiente información como para que tengan sentido y sean fáciles de comprender.


¿Qué es una macro?.

Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botón de comando a un formulario, asocia el evento AlHacerClick del botón a una macro y esta macro contiene los comandos que desea que se ejecuten cada vez que se haga clic en el botón.

En Access, resulta útil considerar las macros como un lenguaje de programación simplificado que se escribe generando una lista de acciones a realizar. Para generar una macro, seleccionará cada acción en una lista desplegable y luego completará la información necesaria para cada acción. Las macros permiten mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles sin escribir código en un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos disponibles en VBA y, para la mayoría de los usuarios, es más fácil generar una macro que escribir código de VBA.

Por ejemplo, suponga que desea iniciar un informe directamente desde un formulario de entrada de datos. Puede agregar un botón al formulario y, a continuación, crear una macro que inicie el informe. Puede tratarse de una macro independiente (un objeto independiente en la base de datos), que luego se asocie al evento AlHacerClick del botón, o la macro puede estar incrustada directamente en el propio evento AlHacerClick del botón (una característica nueva en Office Access 2007). De cualquiera de las dos maneras, cuando se haga clic en el botón, la macro se ejecutará e iniciará el informe.

Las macros se crean usando el Generador de macros, que se muestra en la siguiente ilustración.





Módulos.

Un módulo es básicamente un conjunto de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan en una unidad con nombre para organizar el código de Microsoft Visual Basic. Microsoft Access tiene dos tipos de módulos: módulos estándar y módulos de clase.

¿Qué es un módulo?.

Un módulo es un conjunto de declaraciones y procedimientos de Visual Basic que se almacenan en una sola unidad.



** 1 Cuadro Objeto

** 2 Cuadro Procedimiento

**  3 Declaraciones

**  4 Procedimientos

**  5 Botón Vista Procedimiento

**  6 Botón Ver módulo completo

Módulos de clases.

Los módulos de formularios y los módulos de informes son módulos de clases que están asociados con un formulario o informe determinado. Los modulos de formularios y de informes contienen a menudo procedimientos de evento que se ejecutan en respuesta a un evento en un formulario o informe. Puede usar los procedimientos de evento para controlar el comportamiento de los formularios e informes, y su respuesta a acciones de los usuarios, como hacer clic en un botón de comando.

Cuando se crea el primer procedimiento de evento para un formulario o informe, Microsoft Access crea automáticamente un módulo de formulario o un módulo de informe.



** 1 Para ver o agregar un procedimiento de formulario, elija uno de los objetos del formulario en el cuadro Objeto ...

** 2... y, a continuación, seleccione un evento en el cuadro Procedimiento. Los nombres de eventos que ya tienen procedimientos aparecen en negrita.

Los procedimientos en los módulos de formularios y de informes pueden llamar a procedimientos que haya agregado a los módulos estándar.

En Access 97 o versiones posteriores, los módulos de clase pueden existir con independencia de un formulario o informe, y este tipo de módulo de clase se muestra en la ventana Base de datos. Puede usar un módulo de clase para crear una definición para un objeto personalizado. En Access 95, los módulos de clase existen únicamente en asociación con un formulario o informe.

Módulos estándar.

Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto y procedimientos usados con frecuencia que pueden ser ejecutados desde cualquier parte de la base de datos. Las principales diferencias entre un módulo estándar y un módulo de clase que no está asociado a un objeto determinado son el alcance y la duración. El valor de las variables y constantes declaradas o existentes en un módulo de clase sin un objeto asociado está disponible para su uso sólo cuando el código se está ejecutando y sólo desde ese objeto.




Los módulos estándar contienen procedimientos que están disponibles en cualquier lugar de la base de datos

** 1 Nombre y argumentos de la función

** 2 Declaraciones e instrucciones de código de Visual Basic

Los módulos estándar se muestran en Módulos, bajo Objetos, en la ventana Base de datos. Los formularios, informes y módulos estándar se enumeran también en el Examinador de objetos.

¿Qué ha sucedido con el Asistente para tablas?

Síntomas.
En versiones anteriores de Access, se podía usar el Asistente para tablas para crear rápidamente una tabla a partir de tablas y campos de ejemplo. Sin embargo, en Microsoft Office Access 2007, no hay un Asistente para tablas.

Causa.
El Asistente para tablas se ha eliminado de la versión actual de Access.

Resolución.
Para crear rápidamente una tabla en Access 2007, use las plantillas de tabla y las plantillas de campo. Una plantilla de tabla es una tabla vacía que puede comenzar a usar tal cual es o puede modificarla de acuerdo con sus necesidades. Access 2007 incluye las siguientes plantillas de tabla, diseñadas para ser compatibles con las listas Windows SharePoint Services 3.0 del mismo nombre:

-- Contactos Tabla que se usa para administrar información comercial de los contactos, que incluye las direcciones de correo electrónico, direcciones URL de página web y datos adjuntos, como un contrato de servicio y una foto.

-- Tareas Tabla que se usa para realizar un seguimiento de las tareas, que incluye un campo para los datos adjuntos.

-- Problemas Tabla que se usa para realizar un seguimiento de los problemas, que incluye un campo para los datos adjuntos y un campo Memo sólo anexable que mantiene un historial de los anteriores valores de campo.

-- Eventos Tabla que se usa para administrar eventos, que incluye un campo Documento de texto enriquecido y un campo para datos adjuntos.
Activos Tabla que se usa para administrar los activos de la empresa, que incluye dos campos de moneda para realizar un seguimiento de la amortización de los activos.

Después de crear una tabla mediante una plantilla de tabla, puede agregar campos mediante el uso de plantillas de campo. Una plantilla de campo es un campo predefinido que puede agregar a cualquier tabla en la vista Hoja de datos.

Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla.

1 Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2 En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en la que desea crear una tabla.

3 En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.




Se inserta una nueva tabla en la base de datos, en función de la plantilla de tabla que ha elegido.



Crear una tabla en una nueva base de datos.

1 Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

2 En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación.

3 Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.



Crear una tabla en una base de datos existente.

1 Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2 En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3 En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.





Introducción a los tipos de datos.

Todos los campos de una tabla tienen propiedades. Éstas definen las características y el comportamiento del campo. La propiedad más importante de un campo es su tipo de datos. El tipo de datos de un campo determina la clase de datos que va a poder almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos sea Texto podrá almacenar datos que se compongan de caracteres de texto o numéricos, mientras que un campo cuyo tipo de datos sea Número sólo podrá almacenar datos numéricos.

El tipo de datos de un campo determina otras muchas cualidades importantes del mismo, como:

** La forma de usar el campo en expresiones.
** El tamaño máximo de un valor del campo.
** Si el campo se puede indizar.
** Los formatos que se pueden usar con el campo.

Cuando se crea un nuevo campo en la vista Diseño, se especifica su tipo de datos y, de forma opcional, sus demás propiedades.



Tabla Contactos abierta en la vista Diseño.

 1 Tipo de datos.
 2 Propiedades de campo.


Vista Hoja de Datos.

Cuando se crea un campo en la vista Hoja de datos, su tipo de datos se define automáticamente. Si crea un campo en esta vista mediante una plantilla de campo o un campo existente de otra tabla, el tipo de datos ya está definido en la plantilla o en la otra tabla. Si crea un campo mediante la especificación de datos en la vista Hoja de datos, Microsoft Office Access asigna un tipo de datos a dicho campo basándose en los valores que escriba. Si escribe valores de distintos tipos de datos, Access puede pedirle que tome una decisión sobre el tipo de datos.

En la vista Hoja de datos podrá cambiar el tipo de datos del campo y sus propiedades Formato, Indizado y Requerido.



Tabla Contactos abierta en la vista Hoja de datos.

1 Cree un campo al especificar datos en una columna vacía.
2 Ajuste el tipo de datos del campo y otras propiedades del mismo mediante la ficha Hoja de datos de la cinta de opciones.

Tipos de datos.

Imagínese un tipo de datos de un campo como un conjunto de cualidades que se aplica a todos los valores incluidos en el campo y que determina la clase de datos que pueden ser esos valores. Por ejemplo, los valores almacenados en un campo Texto sólo pueden contener letras, números y un conjunto limitado de caracteres de puntuación. Además, un campo Texto puede contener un máximo de 255 caracteres.

En Access existen diez tipos de datos distintos:

Datos adjuntos , como fotos digitales. En cada registro es posible adjuntar varios archivos. Este tipo de datos no estaba disponible en versiones anteriores de Access.

Autonumérico Números que se generan automáticamente para cada registro.

Moneda Valores monetarios.

Fecha/Hora Fechas y horas.

Hipervínculo Hipervínculos, como direcciones de correo electrónico.

Memo Bloques de texto largos y texto que emplean formato de texto. Una utilidad típica de un campo Memo sería una descripción de producto detallada.

Número Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta que existe un tipo de datos independiente para la moneda.

Objeto OLE Objetos OLE, como documentos de Word.

Texto Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una dirección.

Sí/No Valores booleanos.



Propiedades de los campos.

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.

Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.


Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo.

Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.

Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.

A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes tipos de datos.


Tamaño del campo.

Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.

Para los campos Numérico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.

Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.

Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accd)
Los campos Autonumérico son Entero largo.A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe.

Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico

Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:

Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.

Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows.

Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.

Fijo: presenta los valores sin separador de millares.

Estándar: presenta los valores con separador de millares.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).

Científico: presenta el número con notación científica.

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos.

Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.

Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.

Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.

El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.

Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.

Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.

Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.

Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.

Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaña Búsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuación.

Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendrían que crear formatos personalizados.

Lugares decimales

Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Número o Moneda.

Máscara de entrada

Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____.

Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.

Una máscara de entrada es un formato que asignamos para la introducción de valores en el campo. Al igual que con el formato se pueden generar máscaras de entrada de forma automática mediante el generador correspondiente o bien podemos definir nuestras propias máscaras de entrada.

Al crear una máscara de entrada, puedes utilizar caracteres especiales para hacer que la introducción de determinados datos (por ejemplo, el código de área de un número de teléfono) sea obligatoria y que los demás datos sean opcionales (como la extensión de teléfono). Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el número o el carácter que debe introducir para cada carácter de la máscara de entrada.

Título

Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.

Valor predeterminado

El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla.

Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor Valencia y no lo tendremos que teclear.

Regla de validación

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente.

Texto de validación

En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior.

Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.

Requerido

Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.

Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.

Indexado

Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.

Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.

Esta propiedad dispone de tres valores:

No: Sin índice.

Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).

Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.


Conceptos básicos de agregar registros.

Para escribir datos correcta y rápidamente en una base de datos de Access, resulta útil comprender primero algunos conceptos básicos del funcionamiento de una base de datos. En la información que se proporciona en las secciones siguientes se explican algunos principios básicos de estructura y diseño que controlan la forma en que se escriben los datos.

Cómo el diseño de una base de datos afecta a la entrada de datos.

Una base de datos de Access no es un archivo como un documento de Microsoft Office Word 2007 o unas diapositivas de Microsoft Office PowerPoint 2007. Una base de datos de Access es una colección de objetos (tablas, formularios, informes, consultas, etc.) que tienen que trabajar conjuntamente para que una base de datos pueda funcionar correctamente.

Además, esos objetos tienen que cumplir con un conjunto de principios de diseño; de lo contrario, la base de datos funcionará mal o no funcionará en absoluto. Tenga en cuenta estos hechos sobre los objetos y el diseño de las bases de datos.

** Access almacena todos los datos en una o varias tablas. El número de tablas depende del diseño y de la complejidad de la base de datos. Si bien los datos pueden verse en un formulario, un informe o en los resultados devueltos por una consulta, Access almacena los datos únicamente en tablas, y los demás objetos de la base de datos se crean encima de esas tablas.

** Cada tabla debe aceptar únicamente un tipo de datos. Por ejemplo, una tabla con información de contactos profesionales no debe contener información de ventas. En caso contrario, puede resultar difícil encontrar la información correcta o puede que no se encuentre.

** Normalmente, cada uno de los campos de una tabla acepta un solo tipo de datos. Por ejemplo, no se pueden almacenar notas en un campo configurado para aceptar números. Si se intenta escribir texto en ese campo, Access mostrará un mensaje de error. No obstante, no se trata de una regla concluyente e inalterable ya que se pueden almacenar números (como, por ejemplo códigos postales) en un campo cuyo tipo de datos es Texto, pero no se pueden realizar cálculos con esos datos.

** Salvo algunas excepciones, los campos de un registro deberían aceptar un solo valor. Por ejemplo, no se puede escribir más de una dirección en un campo de dirección. Esto contrasta con Microsoft Office Excel 2007 que, de forma predeterminada, permite escribir cualquier número de nombres o direcciones en una sola celda, a menos que se configure la celda de modo que acepte tipos limitados de datos.

** No obstante, se puede incluir una lista delimitada de elementos en los campos cuyo tipo de datos es Texto o Memo. Además, Office Access 2007 incluye una nueva característica denominada campo multivalor, que se usa para anexar varios datos a un solo registro y crear listas que acepten varios valores. Por ejemplo, se pueden anexar diapositivas de Microsoft Office PowerPoint 2007 y cualquier número de imágenes a un registro de una base de datos. Asimismo, se puede crear una lista de nombres y seleccionar tantos nombres como sean necesarios. El uso de los campos multivalor parece infringir las reglas del diseño de bases de datos porque se puede almacenar más de un registro por campo de tabla. Sin embargo, en realidad no es así porque Access aplica las reglas "entre bastidores", almacenando los datos en tablas especiales y ocultas.

** En las versiones anteriores de Access, había que diseñar y crear al menos una tabla para poder escribir datos. Había que decidir qué campos se iban a agregar a la tabla y había que establecer el tipo de datos para cada campo. En Office Access 2007, se puede abrir una tabla en blanco para escribir datos. Access deduce el tipo de datos del campo basándose en lo que se escribe.

Agregar registros directamente a una tabla en la vista Hoja de datos.

Una tabla abierta en la vista Hoja de datos se parece a una hoja de cálculo de Excel, y se puede escribir o pegar datos en uno o varios campos, que son el equivalente de las celdas en una hoja de cálculo.

Recuerde lo siguiente antes de continuar:

** No es necesario guardar explícitamente los datos. Access confirma los cambios realizados en una tabla cuando se mueve el cursor a un nuevo campo en la misma fila o cuando se mueve el cursor a otra fila.

** De forma predeterminada, los campos de una base de datos de Access están definidos para aceptar un tipo específico de datos, como texto o números. Debe escribir datos del tipo para el que se ha definido el campo. De lo contrario, Access muestra un mensaje de error:




** Un campo puede tener aplicada una máscara de entrada, que es un conjunto de caracteres literales y marcadores de posición que obligan a escribir los datos en un formato específico.


** Salvo en el caso de los datos adjuntos y las listas multivalor, se puede incluir un solo registro en la mayoría de los campos. Si no sabe si un campo acepta datos adjuntos, puede consultar las propiedades del campo. Para ello, siga los pasos que se indican anteriormente en este artículo en Ver las propiedades de un campo de tabla. Las listas multivalor siempre se pueden identificar ya que Access muestra una casilla de verificación junto a cada elemento de la lista.

Escribir datos en una tabla.

1.-En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee usar.
De forma predeterminada, Access abre la tabla en la vista Hoja de datos, que es una cuadrícula similar a una hoja de cálculo de Excel.

2.-Haga clic o sitúe el enfoque de otra manera en el primer campo que desee usar y, a continuación, introduzca los datos.

3.-Para desplazarse al siguiente campo de la misma fila, presione la tecla TAB, use las teclas de dirección Derecha e Izquierda o bien haga clic en la celda del siguiente campo.

Cuando se presiona la tecla TAB, Access usa de forma predeterminada la configuración regional de Windows para determinar si el cursor se va a mover hacia la izquierda o la derecha. Si el equipo usa un idioma que se lee de izquierda a derecha, el cursor se mueve hacia la derecha cuando se presiona la tecla TAB. Si el equipo usa un idioma que se lee de derecha a izquierda, el cursor se mueve hacia la izquierda.

Nota: Para ir la siguiente celda de una columna, use las teclas de dirección Derecha e Izquierda o haga clic en la celda que desee. 


 

Agregar registros mediante un formulario.

Los formularios de entrada de datos pueden ser una forma más fácil, más rápida y más exacta de escribir datos. Normalmente se crean formularios cuando es necesario escribir datos en más de una tabla a la vez. También se crean formularios cuando se quieren ocultar algunos de los campos de una tabla, cuando una base de datos debe ser más fácil de usar (un paso que puede reducir los costos de entrenamiento) y cuando se desea asegurar que los usuarios escriben los datos con precisión.

La forma en que se usa un formulario para editar datos depende de su diseño. Los formularios pueden contener cualquier número de controles, como listas, cuadros de texto, botones y hojas de datos, que son cuadrículas que se parecen a las hojas de cálculo de Excel. A su vez, cada uno de los controles de un formulario lee los datos o escribe datos en un campo de tabla subyacente. Lo que se hace con un control determinado depende del tipo de datos configurado para el campo de tabla subyacente, las propiedades establecidas para ese campo y, posiblemente, las propiedades que el diseñador de la base de datos haya establecido para cada control. Para obtener más información sobre cómo los tipos de datos y las propiedades de los campos afectan a la entrada de datos.


Crear una tabla nueva.

Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una tabla, pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.

Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. A continuación, puede escribir datos para empezar a definir los campos.

Crear una tabla en una nueva base de datos.

1.-Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

2.-En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación.

3.-Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

Modificando la estructura de una tabla en Access.


Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos.

Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos (denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría crear campos para el nombre del producto, el identificador del producto y el precio.

Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar búsquedas o cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento en una columna independiente. Para obtener más información sobre el diseño de una base de datos y la selección de campos.

Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en consonancia con la información que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene también un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las características formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es decir, qué apariencia tendrá cuando se muestre.

Nota: Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo.



Agregar un nuevo campo a una tabla existente.

1.-Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2.-En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3.-En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.

4.-Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.



Agregar un nuevo campo a una tabla nueva.

1.-Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2.-En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3.-En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.



Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.

4.-Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.

Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la información especificada para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006, Office Access 2007 examina la información especificada, determina que se trata de una fecha y define el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la información especificada, define el tipo de datos en Texto.


Cerrar la tabla.

Una vez terminados de definir los campos de la tabla, sólo resta cerrar la tabla. Para cerrar una ventana de la tabla (o de cualquier otro objeto) sólo tienes que seguir estos dos pasos:

1.- Haz clic en el botón Cerrar de dicha ventana. Si has realizado alguna modificación en la tabla desde la última vez que la guardaste, Access te preguntará si quieres guardar dichos cambios.

2.- Haz clic en Sí para almacenar los cambios y en No para dejar la tabla como estaba la última vez que la guardaste.

Al terminar de cerrar la tabla, volverás al panel de exploración, pero con una diferencia muy importante: aparecerá la tabla creada en el panel, tanto si este muestra todos los objetos de la base de datos como si filtras los tipos de objetos por el grupo Tablas

¿Cómo renombrar una tabla?.

1.- Con la tabla cerrada, haz clic derecho en la Tabla a la que deseas cambiarle el nombre y selecciona Cambiar nombre en el listado desplegable.

2.- El nombre de la tabla aparecerá subrayado, lo cual significa que ahora puedes escribir el nuevo nombre. Haz clic derecho en alguna parte fuera del nombre de la tabla para realizar el cambio.




Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access.
(Copiar tablas o estructuras en Access).

Access proporciona varias formas de copiar un objeto, como una tabla o formulario, de una base de datos a otra. Lo más sencillo es copiar y pegar, pero exportar un objeto permite más opciones. Por ejemplo, puede exportar la definición de la tabla y los datos de la tabla, o exportar sólo la definición de la tabla (una copia en blanco de la tabla). También puede guardar los detalles de la operación como una especificación de exportación para uso futuro.

Comprender la exportación de datos y objetos a otras bases de datos de Access.

Puede exportar una tabla, una consulta, un formulario, un informe, una macro o un módulo de una base de datos de Access a otra. Al exportar un objeto, Access crea una copia de él en la base de datos de destino.

NOTA No puede exportar objetos parciales. Por ejemplo, no puede exportar sólo los registros o campos seleccionados en una vista. Para copiar una parte de un objeto, copie y pegue los datos en lugar de exportarlos.

Exporta objetos de bases de datos cuando deba efectuar alguna de las siguientes tareas:

*** Copiar la estructura de una tabla a otra base de datos como un acceso directo para crear una tabla nueva.

*** Copiar el diseño y la presentación de un formulario o informe a otra base de datos como método rápido para crear un nuevo formulario o informe.

*** Copiar la versión más reciente de una tabla o formulario a otra base de datos a intervalos regulares. Para ello, puede crear una especificación de exportación la primera vez que exporta el objeto y, a continuación, utilizarla para repetir la operación posteriormente.

Observe que exportar un objeto a otra base de datos difiere muy poco de abrir una segunda base de datos y, a continuación, importar el objeto de la primera. Las dos diferencias principales entre importar y exportar objetos entre bases de datos de Access son las siguientes:

*** Puede importar varios objetos en una única operación, pero no puede exportar varios objetos en una única operación. Si desea exportar varios objetos a otra base de datos, es más fácil abrir la base de datos de destino y, a continuación, realizar la operación de importación desde esa base de datos.

*** Además de objetos de la base de datos, puede importar relaciones entre tablas, además de cualquier especificación de importación y exportación, así como barras de menús y barras de herramientas. También puede importar una consulta como tabla. La exportación no le ofrece estas opciones.

Ejecutar el asistente de exportación.

1.- En el grupo Exportar de la ficha Datos externos, haga clic en Más y, a continuación, haga clic en Base de datos de Access..

NOTA Los comandos Exportar están disponibles sólo cuando la base de datos está abierta.

2.- En el cuadro Nombre de archivo, especifique el nombre de la base de datos de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3.- En el cuadro de diálogo Exportar, cambie el nombre del objeto nuevo si no desea sobrescribir un objeto existente con el mismo nombre en la base de datos de destino.

4.- Si el objeto seleccionado es una tabla, especifique si desea exportar la definición de la tabla y los datos o sólo la definición.

5.- Haga clic en Aceptar para terminar la operación.

Aplicar el formato de texto enriquecido.

En el caso del tipo de datos Memo, puede configurar el campo de modo que admita el formato de texto enriquecido. Primero, establezca en el tipo de datos Memo los campos de tabla a los que desee aplicar formato y cambie la propiedad Formato de texto del campo de Texto sin formato a Texto enriquecido.

Por ejemplo, puede aplicar negrita a parte o a todo el texto, o bien, cambiar los colores del texto. Puede aplicar el formato de texto enriquecido a los datos de las tablas y los conjuntos de resultados de consulta. También puede aplicar este formato a los datos de los cuadros de texto enlazados a los campos Memo.

Para aplicar formato a los datos, utilice las herramientas de formato que son comunes a otros programas de Microsoft Office, como Word y PowerPoint.






Qué es una hoja de datos?.

Una hoja de datos muestra los campos de cada uno de los registros de una tabla, formulario o resultado de consulta en formato tabular (fila y columna), como se muestra aquí.



También puede ver un formulario en la vista Hoja de datos mediante el comando Formulario dividido, que abre una nueva ficha de objeto que muestra un formulario dividido horizontalmente en dos vistas: la vista Diseño y la vista Hoja de datos. Para dividir un formulario, abra uno en cualquier vista y, a continuación, en la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario dividido.

Cambiar el tamaño de las columnas o las filas.

Algunas veces, no todas las columnas de una hoja de datos se ajustarán a la presentación deseada, o habrá columnas individuales que ocupen más espacio del necesario. Además, puede que desee cambiar el alto de las filas. Después de abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos, puede cambiar manualmente el tamaño de una columna, o puede hacer que su tamaño cambie automáticamente para ajustarse al contenido. El alto de las filas de una hoja de datos se puede cambiar, pero el nuevo valor se aplicará a todas las filas, no a filas individuales.

Cambiar manualmente el tamaño de una columna.

Coloque el puntero en el borde derecho de la columna cuyo tamaño desee cambiar y, cuando el cursor del mouse (ratón) se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre hasta que la columna tenga el tamaño deseado.



Cambiar el tamaño de las filas.

Cuando cambie el tamaño de una fila, cambiará el tamaño de todas ellas. No puede cambiar el tamaño de cada fila individualmente.



Coloque el puntero entre dos selectores de registro cualesquiera en el lado izquierdo de la hoja de datos y arrastre hasta que las filas tengan el tamaño deseado.

Cambiar la fuente o su tamaño, formato y color.

Después de abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos, puede cambiar la fuente o sus características, como el tamaño, el formato y el color. Observe que los cambios se aplican a toda la hoja de datos. Si desea que los cambios se guarden para que aparezcan automáticamente la próxima vez que abra la hoja de datos, recuerde que tiene que hacer clic en Sí cuando la cierre y se le pregunte si desea guardar los cambios efectuados en el diseño.

En la ilustración siguiente se muestra el grupo Fuente de la ficha Inicio. Los comandos de este grupo se utilizan para cambiar las características de la fuente en la hoja de datos.




*** En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, siga uno o varios de los procedimientos siguientes:

--- Para cambiar la fuente, escriba o seleccione una fuente en el cuadro Fuente.

--- Para cambiar el tamaño de la fuente, escriba o seleccione un tamaño de fuente en el cuadro Tamaño de fuente.

--- Para cambiar el estilo de la fuente, haga clic en el botón Negrita, Cursiva o Subrayado (o en cualquier combinación de los tres).

--- Para cambiar el color de la fuente, haga clic en la flecha situada junto al botón Color de fuente y, a continuación, seleccione un color de la paleta.



Mostrar u ocultar columnas.

Cuando trabaje en la vista Hoja de datos, puede ocultar columnas para quitarlas de la vista. Puede invertir esta acción eligiendo que se muestren las columnas ocultas. Por ejemplo, puede que desee ocultar una columna que contenga información que no sea necesaria en ese momento.

NOTA Para mostrar u ocultar columnas en una hoja de datos, primero debe abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.

Ocultar una columna o columnas.

1.- Seleccione la columna o columnas que desee ocultar.
Para seleccionar columnas adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en los encabezados de columna adicionales que desee.

NOTA Solo se pueden seleccionar varias columnas si éstas son adyacentes. Para ocultar columnas no adyacentes, debe seleccionar y ocultar cada una de ellas individualmente.

2.- Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el encabezado de columna y, a continuación, haga clic en Ocultar columnas en el menú contextual.



Mostrar columnas ocultas.

1.- Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier encabezado de columna y, a continuación, haga clic en Mostrar columnas.

2.- En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, active las casillas de verificación correspondientes a las columnas ocultas que desee que se muestren y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Cambiar el estilo y el color de fondo de la cuadrícula.

Puede modificar el aspecto de una hoja de datos cambiando el estilo y el color de fondo de la cuadrícula. Además, puede configurar el color de fondo de modo que alterne para cada registro. 

NOTA Para configurar el estilo o el color de fondo de la cuadrícula en una hoja de datos, primero debe abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.

Configurar el estilo de la cuadrícula.

1.- En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha situada junto al botón Líneas de división.

2.- Haga clic en el estilo de líneas de división que desee.





Configurar el color de fondo.

1.- En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha situada junto al botón Color de fondo o de relleno.

2.- Haga clic en el color de fondo que desee.






Establecer valores predeterminados para el aspecto de una hoja de datos.

Puede personalizar los valores predeterminados que determinan el aspecto inicial de una hoja de datos. Mediante la personalización de los valores predeterminados, puede aplicar un aspecto predeterminado estándar a todas las nuevas hojas de datos. Puede cambiar estos valores en el cuadro de diálogo Opciones de Access. La configuración del diseño que realice aquí se aplicará a todas las bases de datos, no solo a la base de datos actual.

1.- Haga clic en el Botón de Office .
2.- Haga clic en Opciones de Access y, a continuación, en Hoja de datos.
3.- Establezca las opciones que desee.
4.- Haga clic en Aceptar.

Relaciones de Tablas.

Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. A continuación, se debe proporcionar a Microsoft Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que están relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero deberá comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos de Office Access 2007.

Introducción.

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas. Por ejemplo, el formulario que se muestra a continuación incluye información recopilada de varias tablas:



1 ...La información de este formulario procede de la tabla Clientes...
2 ...la tabla Pedidos...
3 ...la tabla Productos...
4 ...y la tabla Detalles de pedidos.

Tipos de relaciones de tabla.

Existen tres tipos de relaciones de tabla.

Una relación uno a varios.

Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.

Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominaría Id. de cliente. Access utilizaría entonces el número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto.

Una relación de varios a varios.

Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.

Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

Una relación uno a uno.

En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

Crear una relación de tabla.

Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.

Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones.

1.- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2.- En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3.- En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.



4.- Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.


En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas.

5.- Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar.

6.- Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7.- Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo campo de la lista.

Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial.


8.- Haga clic en Crear.

Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparecerá el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro extremo.



NOTAS

*** Para crear una relación uno a uno: Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.

*** Para crear una relación uno a varios:  El campo ubicado en el lado "uno" de la relación (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.


Eliminar una relación de tabla.

Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.

1.- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2.- En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3.- En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.



Aparecerá la ventana Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.

4.- En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.

Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.

5.- Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

6.- Presione la tecla SUPRIMIR.

O bien,

7.- Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.

NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto (como puede ser un formulario), no se podrá eliminar la relación. Primero se deben cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.

Cambiar una relación de tabla.

Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ventana Relaciones y, a continuación, modifíquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para seleccionarla. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella o haga clic en Modificar relaciones en el grupo Herramientas en la ficha Diseño. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Realice sus cambios en el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

1.- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2.- En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3.- En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.



Aparecerá la ventana Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.

4.- En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.

Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones y se muestran las líneas de relación. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto en el cuadro de diálogo Propiedades) y las relaciones no se muestran a menos que se seleccione Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

5.- Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

6.- Haga doble clic en la línea de relación.

O bien,

En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.



7.- Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación. 



¿Qué es una consulta de selección?.

Una consulta de selección es el tipo más común de consulta. Se utiliza para:

*** Recuperar datos de una o más tablas utilizando los criterios que especifique y, a continuación, mostrar los datos en el orden que desee.

*** Editar y actualizar los registros de la hoja de datos de una consulta de selección (con algunas restricciones).

*** Agrupar registros y calcular sumas, recuentos, promedios y otros tipos de totales.



Tipos de consultas.

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Existen varios tipos de consultas:

Consultas de selección. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.

Consultas específicas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL.

Consultas de Referencia Cruzada.

Información general.

Una consulta de tabla de referencias cruzadas es un tipo de consulta de selección. Al ejecutar una consulta de tabla de referencias cruzadas, los resultados se muestran en una hoja de datos que tiene una estructura diferente a la de otros tipos de hojas de datos.

La estructura de una consulta de tabla de referencias cruzadas puede resultar más fácil de leer que una consulta de selección simple con los mismos datos, como se muestra en la siguiente ilustración.



1 En esta consulta de selección, los datos de resumen están agrupados verticalmente por empleado y categoría.

2 Una consulta de tabla de referencias cruzadas puede mostrar los mismos datos, pero agrupados horizontal y verticalmente para reducir el tamaño de la hoja de datos y facilitar su lectura.

Crear consultas de tabla de referencias cruzadas.

Cuando cree una consulta de tabla de referencias cruzadas, deberá especificar los campos que contienen los encabezados de fila, el campo que contiene los encabezados de columna y el campo que contiene los valores que se van a resumir. Sólo puede usar un campo cuando especifique los encabezados de columna y los valores que se van a resumir, y tres campos como máximo cuando especifique los encabezados de fila.

SUGERENCIA Puede usar también una expresión para generar los encabezados de fila, los encabezados de columna y los valores que se van a resumir.



1 Las columnas (hasta tres) de este lado contienen los encabezados de fila. Los nombres de los campos que se usan como encabezados de fila aparecen en la fila superior de estas columnas.

 2 Aquí se muestran los encabezados de fila. El número de filas de la hoja de datos de tabla de referencias cruzadas puede aumentar rápidamente si se usan varios campos de encabezado de fila, ya que se muestra cada combinación de encabezados de fila.

3 Las columnas de este lado contienen los encabezados de columna y los valores de resumen. Tenga en cuenta que el nombre del campo de encabezado de columna no aparece en la hoja de datos.

4 Aquí se muestran los valores de resumen.


Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas con el Asistente para consultas de referencias cruzadas.

El uso del Asistente para consultas de referencias cruzadas requiere que use una sola tabla o consulta como origen de registros para la consulta. Si una única tabla no tiene todos los datos que desea incluir en la consulta, comience por crear una consulta de selección que devuelva los datos que desee. Para obtener más información acerca de la creación de una consulta de selección, consulte la sección Vea también.

1.- En la ficha Crear, en el grupo Macros y código, haga clic en Asistente para consultas.

2.- En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de referencias cruzadas y en Aceptar.

Se inicia el Asistente para consultas de referencias cruzadas.

3.- En la primera página del asistente, elija la tabla o consulta que desee usar para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas.

4.- En la siguiente página, elija el campo que contiene los valores que desee usar como encabezados de fila.

Puede seleccionar hasta tres campos para los orígenes de encabezados de fila, pero cuantos menos encabezados de fila use, más fácil será de leer la hoja de datos de tabla de referencias cruzadas.

NOTA Si elige más de un campo para los encabezados de fila, el orden en que elija los campos determinará el orden predeterminado en el que se ordenarán los resultados.

5.- En la siguiente página, elija el campo que contiene los valores que desee usar como encabezados de columna.
En general, debe elegir un campo que contenga pocos valores para facilitar la lectura de los resultados. Por ejemplo, puede ser preferible usar un campo que sólo tenga algunos valores posibles (por ejemplo, sexo) que usar un campo que pueda contener muchos valores diferentes (por ejemplo, edad).

Si el campo que usa para los encabezados de columna tiene un tipo de datos de fecha y hora, el asistente agregará un paso que le permitirá especificar cómo agrupar las fechas por intervalos, por ejemplo meses o trimestres.

6.- Si elige un campo de fecha y hora para los encabezados de columna, en la siguiente página del asistente se le pedirá que especifique el intervalo por el que desea agrupar las fechas. Puede especificar Año, Trimestre, Mes, Fecha o Fecha/Hora. Si no elige un campo de fecha y hora para los encabezados de columna, el asistente se saltará esta página.

7.- En la siguiente página, elija un campo y una función para calcular valores de resumen. El tipo de datos del campo que seleccione determinará qué funciones están disponibles.
8.- En la misma página, active o desactive la casilla de verificación Sí, incluir sumas de filas para incluir o excluir las sumas de fila.

Si incluye sumas de fila, la consulta de tabla de referencias cruzadas tendrá un encabezado de fila adicional que usa el mismo campo y función que el valor del campo. Al incluir una suma de fila se inserta una columna adicional que resume las demás columnas. Por ejemplo, si la consulta calcula el promedio de edad por ubicación y sexo (con encabezados de columna de sexo), la columna adicional calcula el promedio de edad por ubicación para todos los sexos.

NOTA Puede cambiar la función que se usa para producir sumas de fila si edita la consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño.

9.- En la siguiente página del asistente, escriba un nombre para la consulta y, después, especifique si desea ver los resultados o modificar el diseño de la consulta.



Crear un formulario.

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.

Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos. Microsoft Office Access 2007 incluye nuevas herramientas que ayudan a crear formularios con rapidez, así como nuevos tipos de formulario y nuevas características que mejoran el uso de las bases de datos.


Vistas Presentación , la vista Diseño y la vista Formulario.

Vista Presentación La vista Presentación es la vista más intuitiva que se usa para modificar los formularios. Se puede usar para llevar a cabo casi todos los cambios en Office Access 2007. En la vista Presentación, el formulario se está ejecutando, por lo que los datos se pueden ver de manera muy similar a como aparecen en la vista Formulario. Sin embargo, en la vista Presentación, también se pueden realizar cambios en el diseño de formulario. Dado que se ven los datos durante la modificación de los formularios, se trata de una vista muy útil para configurar el tamaño de los controles o llevar a cabo casi todas las tareas que afecten a la apariencia y al uso del formulario.

Hay algunas tareas que no se pueden realizar en la vista Presentación y que requieren pasar a la vista Diseño. En algunos casos, Access muestra un mensaje que indica que hay que cambiar a la vista Diseño para llevar a cabo un cambio determinado.

Vista Diseño La vista Diseño ofrece una vista más detallada de la estructura de un formulario. Se pueden ver las secciones Encabezado, Detalle y Pie de página de un formulario. Cuando se muestra en la vista Diseño, el formulario no se está ejecutando en realidad, por lo que no se pueden ver los datos subyacentes mientras se realizan cambios de diseño; sin embargo, hay algunas tareas que se pueden realizar más fácilmente en la vista Diseño que en la vista Presentación. Se puede:

** Agregar una mayor variedad de controles al formulario, como etiquetas, imágenes, líneas y rectángulos.

** Editar los orígenes de los controles de cuadro de texto en los propios cuadros de texto sin usar la hoja de propiedades.

** Cambiar el tamaño de las secciones de los formularios como, por ejemplo, la sección Encabezado del formulario o la sección de detalle.

** Cambiar algunas propiedades de formulario que no se pueden cambiar en la vista Presentación (como Vista predeterminada o Permitir vista Formulario).

Vista Formulario y vista Hoja de datos. Una vez creado un formulario en la vista Diseño, puede visualizarlo en la vista Formulario o en la vista Hoja de datos.



 1 En la vista Hoja de datos, los registros aparecen en formato de fila y columna de modo que podrá ver un gran número de registros a la vez.

 2 En la vista Formulario, generalmente sólo puede ver un registro a la vez.

3 En la vista Formulario u Hoja de datos, utilice los botones de desplazamiento para desplazarse rápidamente de un registro a otro.


Cambiar la apariencia de un Formulario.

Crear, actualizar o eliminar un autoformato.

1.-Abra un formulario o informe en la vista Diseño.

2.-En el menú Formato, haga clic en Autoformato.

3.-En el cuadro de diálogo Autoformato , haga clic en un autoformato de la lista.

4.-Haga clic en el botón Opciones y seleccione los atributos que desea modificar.

5.-Haga clic en el botón Personalizar y, a continuación, en una opción de personalización. Puede realizar lo siguiente:

** Crear un nuevo autoformato basado en el formulario o el informe abierto.

** Actualizar el autoformato seleccionado basándose en el formulario o el informe abierto.

** Eliminar el autoformato seleccionado de la lista.

6.-Haga clic en Aceptar dos veces para cerrar los cuadros de diálogo.



Agregar un títuloa un formulario.


1.-Abra el formulario o informe en la vista Presentación.


2.- En el grupo Controles de la ficha Formato, haga clic en Título.

Se agrega una nueva etiqueta al encabezado de formulario o informe, y el nombre del formulario o informe se muestra como título.

3.-Una vez creada la etiqueta, el texto de la etiqueta aparece seleccionado automáticamente para que se pueda cambiarlo escribiendo el título que se desee.

4.-Presione ENTRAR cuando haya terminado.

Modificar un título de formulario o informe existente.

1.-Sitúe el cursor en la etiqueta que contiene el título haciendo doble clic en la etiqueta.

2.-Escriba el texto que desee usar como título y presione ENTRAR cuando termine.




Insertar un logotipo en un formulario o informe.

1.-Abra el formulario o informe en la vista Presentación.


2.-En el grupo Controles de la ficha Formato, haga clic en Logotipo.

Aparece el cuadro de diálogo Insertar imagen.

3.-Vaya a la carpeta donde esté almacenado el archivo de logotipo y haga doble clic en él.

El logotipo se agrega al encabezado de formulario o informe. Si desea volver a colocar el logotipo, puede arrastrarlo a otra ubicación. También puede cambiar el tamaño del logotipo moviendo el cursor del mouse hasta el borde del logotipo de modo que se convierta en una flecha cuádruple y, a continuación, arrastrándolo en la dirección de las flechas.


Secciones en la Vista Diseño de un Formulario.

La vista diseño es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del formulario

Para entrar en la vista diseño debemos buscar el formulario en el Panel de Exploración y hacer clic derecho sobre él para seleccionar la opción Vista Diseño en el menú contextual.

Nos aparece la ventana Diseño de formulario:




El área de diseño consta de tres secciones:

*La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario.

*La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del formulario, o varios registros o uno sólo por pantalla según el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un solo registro.

*La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.


Tipos de controles en Access.

Microsoft Access incluye los siguientes tipos de controles, a los que puede tener acceso a través del cuadro de herramientas de la vista Diseño de un formulario, informe o página de acceso a datos: cuadro de texto, etiqueta, grupo de opciones, botón de opción, casilla de verificación, cuadro de lista, botón de comando, control ficha, control de imagen, línea, rectángulo y controles personalizados ActiveX. También puede agregar una lista de tablas dinámicas de Office, un gráfico de Office o una hoja de cálculo de Office a un formulario, informe o página de acceso a datos.

Los formularios e informes tienen los siguientes controles adicionales: botón de alternar, cuadro combinado, marco de objeto dependiente, marco de objeto independiente y salto de página. También puede agregar un subformulario o un subinforme a un formulario o a un informe. Las páginas de acceso a datos también incluyen cuadros de lista desplegables, hipervínculos, desplazar texto y los componentes lista de tablas dinámicas, hoja de cálculo y gráfico.


¿Que son los controles en un Formulario, Informe  o Pagina en Access?.


Los controles son objetos de un formulario, informe o página de acceso a datos que muestran datos, realizan acciones o se utilizan como decoración. Por ejemplo, puede utilizar un cuadro de texto en un formulario, informe o página de acceso a datos para mostrar datos, un botón de comando en un formulario para abrir otro formulario o informe, así como una línea o rectángulo para separar y agrupar controles para que se lean mejor.

Toda la información de un formulario o informe está en los controles. En las páginas de acceso a datos, la información está en los controles de la misma manera que en los formularios e informes. No obstante, la información también se puede escribir directamente en la página de acceso a datos.




Agregar controles a un formulario.

Algunos controles se crean automáticamente, como el control dependiente que se crea cuando se agrega al formulario un campo del panel Lista de campos. En la vista Diseño, se pueden crear muchos otros controles mediante las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño.



NOTA Muchas de las herramientas del grupo Controles son accesibles únicamente mientras esté abierto el formulario en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del formulario en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista .



Determinar el nombre de una herramienta.

** Sitúe el puntero del mouse sobre la herramienta.
** Access muestra el nombre de la herramienta.



Utilizar asistentes para controles.

Puede usar los asistentes para que le ayuden a crear botones de comando, cuadros de lista, subformularios, cuadros combinados y grupos de opciones. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, si no está seleccionada la opción Utilizar asistentes para controles, haga clic en ella para seleccionarla.



Si prefiere crear controles sin la ayuda del asistente, haga clic en Utilizar asistentes para controles de modo que no esté seleccionada esta opción.



¿Qué son los botones de comando?

Un botón de comando se utiliza en un formulario o página de acceso a datos para iniciar una acción o un conjunto de acciones. Por ejemplo, puede crear un botón de comando que abra otro formulario. Para hacer que un botón de comando haga algo en un formulario, se escribe una macro o procedimiento de evento y se adjunta a la propiedad AlHacerClic (OnClick) del botón. En una página de acceso a datos, se puede adjuntar a un botón de comando código escrito en Microsoft JScript o Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) mediante Microsoft Script Editor.

En un formulario, un botón de comando puede mostrar texto o una imagen, pero en una página de acceso a datos sólo puede mostrar texto.

Crear botones de comando.

Un botón de comando se puede crear manualmente o lo puede crear Microsoft Access mediante un asistente. Un asistente facilita el proceso de creación de un botón de comando porque lleva a cabo todo el trabajo básico. Cuando se utiliza un asistente, Access pide información y, a continuación, crea el botón de comando basándose en las respuestas obtenidas. Con el asistente se pueden crear más de 30 tipos distintos de botones de comando. Se pueden crear botones de comando para:

* Marcar un número de teléfono.
* Ejecutar una consulta o una macro.
* Ejecutar una aplicación o cerrarla.
* Editar o aplicar un filtro.
* Imprimir un informe o enviarlo por correo electrónico.
* Imprimir el registro actual.
* Actualizar datos de formulario.
* Buscar un registro específico.


Etiquetas.

Utilice etiquetas en un formulario, informe o página de acceso a datos para mostrar texto descriptivo como títulos o instrucciones breves. Las etiquetas no muestran los valores de los campos o expresiones; son siempre independientes y no cambian al pasar de un registro a otro.

Una etiqueta se puede adjuntar a otro control. Cuando se crea un cuadro de texto, por ejemplo, éste lleva una etiqueta adjunta que muestra el título de dicho cuadro. Esta etiqueta aparece como encabezado de columna en la vista Hoja de datos de un formulario. Cuando crea una etiqueta mediante la herramienta Etiqueta Control Etiqueta, la etiqueta es independiente, es decir, no está adjunta a ningún otro control. Las etiquetas independientes se utilizan con fines informativos, por ejemplo para el título de un formulario, informe o página de acceso a datos o para otros textos descriptivos. Las etiquetas independientes no aparecen en la vista Hoja de datos.



1 Etiqueta independiente.

2 Etiquetas adjuntas a cuadros de texto.



Cuadros de texto.

Los cuadros de texto se utilizan en formularios, informes o páginas de acceso a datos para mostrar los datos de un origen de registros. Este tipo de cuadros de texto se denomina cuadro de texto dependiente porque está enlazado a los datos de un campo. Los cuadros de texto también pueden ser independientes. Por ejemplo, puede crear un cuadro de texto independiente para mostrar los resultados de un cálculo o para aceptar las entradas de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se almacenan en ningún sitio.



1 Estos cuadros de texto dependientes muestran datos de los campos NombreProducto y PrecioUnitario de la tabla Productos.

2 Este cuadro de texto independiente muestra el resultado de un cálculo.



Páginas con fichas en formularios.

Puede utilizar un control ficha para presentar varias páginas de información como un único conjunto. Esto es especialmente útil cuando se trabaja con muchos controles que se pueden ordenar en dos o más categorías. Por ejemplo, podría utilizar un control ficha en un formulario Empleados para separar el historial de empleos y la información personal.



1 La información sobre el historial de empleos se muestra en esta página.

2 La información personal, como dirección y número de teléfono, se muestra en esta página.



Informes en Access.

Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y formateadas basándose en lasexigencias del usuario y consiste en extraer y presentar los datos bajo el formato de facturas,etiquetas, postales, listines telefónicos... Existe la posibilidad de diseñar informes que presentenlas informaciones del modo que se desee gracias al uso de diversos elementos gráficos, de texto,de imágenes... Los informes son esenciales para organizar e imprimir los datos en un estiloprofesional

¿Para que se utiliza un informe?.


Los informes se utilizan  para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más facilmente la información y sacar totales por grupos.


Crear un informe mediante la herramienta de informes.

La herramienta Informe es la manera más rápida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin solicitarle ningún tipo de información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta Informe puede no crear el producto final terminado que desea obtener en última instancia, pero resulta muy útil para ver rápidamente los datos subyacentes. Después, puede guardar el informe y modificarlo en la vista Presentación o en la vista Diseño para que se adapte mejor a sus propósitos.

1.- En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe.

2.- En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe.

Access crea y muestra el informe en la vista Presentación.


3.- Después de ver el informe, puede guardarlo y, a continuación, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta subyacente que ha utilizado como origen de registros. La próxima vez que abra el informe, Access mostrará los datos más recientes del origen de registros.


Crear un informe mediante el Asistente para informes.

Puede utilizar el Asistente para informes para ser más selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el informe. También puede especificar cómo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas. En la sección Vea también encontrará vínculos que le permitirán tener acceso a más información sobre la creación de relaciones.

1.- En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Asistente para informes.

2.- Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última, haga clic en Finalizar.

En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá. También puede ampliarlo para ver mejor determinados detalles. 

NOTA Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para informes. Al contrario, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos que desee incluir en el informe hasta haber seleccionado todos los campos necesarios. A continuación, haga clic en Siguiente o en Finalizar para continuar.

Ver el informe en la vista Informe.

La vista Informe es la vista predetermina que se utiliza cuando se hace doble clic en un informe en el panel de exploración. Si el informe no está abierto, haga doble clic sobre él en el panel de exploración para verlo en la vista Informe.

Si el informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Informes

Trabajar con los datos en la vista Informe.

En la Vista Informes, puede seleccionar texto y copiarlo en el Portapapeles. Para seleccionar filas completas, haga clic y arrastre en el margen derecho las fichas que desea seleccionar. A continuación puede copiar estas filas en el Portapapeles siguiendo uno de estos procedimientos:

** En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Copiar.

** Haga clic con el botón secundario en las filas seleccionadas y, a continuación, haga clic en Copiar.

** Método abreviado de teclado Presione CTRL+C.



Vista previa del informe utilizando Vista preliminar.

Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista preliminar en el menú contextual.

Puede utilizar los botones de desplazamiento para ver las páginas de un informe secuencialmente, o para ir directamente a cualquiera de ellas.



1 Haga clic para mostrar la primera página.
2 Haga clic para mostrar la página anterior.
3 Haga clic para mostrar la página siguiente.
4 Haga clic para mostrar la última página.
5 Escriba el número de página en este cuadro y presione ENTRAR para ir a una página concreta.

En la Vista preliminar, puede acercar la imagen para ver detalles concretos o alejarla para ver la disposición de los datos en la página. Con el cursor dentro del informe, haga clic una vez. Para invertir el efecto del zoom, haga clic de nuevo. También puede utilizar el control del zoom en la barra de estado de Access para acercar o alejar la imagen.

Para cerrar la Vista preliminar, realice una de estas acciones:

** En la ficha Vista preliminar, haga clic en Cerrar vista preliminar.

** Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y elija Vista Presentación o Vista Diseño en el menú contextual.

Vista Presentación.

Después de crear un informe, puede ajustar su diseño con precisión trabajando en la vista Presentación. Con los datos del informe como guía, puede ajustar el ancho de las columnas, reorganizar las columnas y agregar niveles de grupo y totales. Puede colocar nuevos campos en el diseño del informe y establecer las propiedades para el informe y sus controles.

Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación.

Access muestra el informe en la vista Presentación.

Puede utilizar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del informe así como de sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al informe. Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes:

** En el grupo Controles de la ficha Formato, haga clic en Agregar campos existentes.

** Presione ALT+F8.

Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.

Vista Diseño.

Puede ajustar el diseño del informe con precisión trabajando en la vista Diseño. Puede agregar nuevos controles y campos al informe agregándolos a la cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades le permite tener acceso a un mayor número de propiedades que puede establecer para personalizar el informe.

Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

Access muestra el informe en la vista Diseño.

La hoja Propiedades se utiliza para modificar las propiedades del informe en sí y los controles y secciones que contiene. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

El panel Lista de campos se emplea para agregar al diseño del informe campos de la tabla o la consulta subyacentes. Para mostrar el panel Lista de campos, lleve a cabo una de las siguientes acciones:

** En el grupo Controles de la ficha Formato, haga clic en Agregar campos existentes.

** Presione ALT+F8.

Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.



Secciones del informe.

En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. Puede ver las secciones del informe en la vista Diseño. Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

** Encabezado del informe Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se utiliza para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función de agregado Sum (Suma) en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.

** Encabezado de página Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de página.

** Encabezado de grupo Esta sección se imprime al principio de cada grupo de registros y se utiliza para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe cuyos datos estén agrupados por productos, el encabezado de grupo se utiliza para imprimir el nombre de los productos. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función Suma en el encabezado de grupo, la cantidad resultante de la suma corresponde al grupo actual.

** Detalle Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

** Pie del grupo Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se utilizan para imprimir información de resumen para un grupo.

** Pie de página Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para imprimir números de página o información sobre cada página.

** Pie del informe Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

NOTA En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, cuando se imprime el informe o se obtiene la vista previa, el pie del informe aparece encima del pie de página, justo después del último pie de grupo o la última línea de detalle en la última página.



Modificando un Informe.

Después de crear un informe, puede modificar su diseño con precisión trabajando en la Vista Presentación y/o en la Vista Diseño.



Imprimir el informe.

Un informe se puede imprimir desde cualquier vista, con independencia de que esté abierto o cerrado. Antes de imprimirlo, es conveniente asegurarse bien de la configuración de página, como márgenes u orientación. Access guarda la configuración de página junto con el informe, de modo que sólo es preciso establecerla una vez. Sin embargo, podrá modificarla posteriormente si cambian sus necesidades de impresión.

Cambiar la configuración de página.

1.- Abra el informe en Vista preliminar. Puede cambiar la configuración de la página en cualquier vista, pero Vista preliminar es mejor porque puede ver inmediatamente el efecto de cualquier cambio realizado.

2.- En la ficha Vista preliminar, en el grupo Diseño de página, haga clic en Vertical o en Horizontal para definir la orientación de la página; en Tamaño para establecer el tamaño del papel; en MárgenesI para ajustar los márgenes, etc.
 

3.- Una vez hecho el cambio, utilice los botones de exploración para ver varias páginas y asegurarse de que no se ha creado ningún problema de formato en las páginas siguientes.



Enviar el informe a una impresora.

1.- Abra el informe en cualquier vista o selecciónelo en el panel de exploración.

2.- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Imprimir.

Access mostrará el cuadro de diálogo Imprimir.

3.- Especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresión o el número de copias.

4.- Haga clic en Aceptar.


¿Qué es una macro?.

Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botón de comando a un formulario, asocia el evento AlHacerClick del botón a una macro y esta macro contiene los comandos que desea que se ejecuten cada vez que se haga clic en el botón.

En Access, resulta útil considerar las macros como un lenguaje de programación simplificado que se escribe generando una lista de acciones a realizar. Para generar una macro, seleccionará cada acción en una lista desplegable y luego completará la información necesaria para cada acción. Las macros permiten mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles sin escribir código en un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos disponibles en VBA y, para la mayoría de los usuarios, es más fácil generar una macro que escribir código de VBA.

Por ejemplo, suponga que desea iniciar un informe directamente desde un formulario de entrada de datos. Puede agregar un botón al formulario y, a continuación, crear una macro que inicie el informe. Puede tratarse de una macro independiente (un objeto independiente en la base de datos), que luego se asocie al evento AlHacerClick del botón, o la macro puede estar incrustada directamente en el propio evento AlHacerClick del botón (una característica nueva en Office Access 2007). De cualquiera de las dos maneras, cuando se haga clic en el botón, la macro se ejecutará e iniciará el informe.

Las macros se crean usando el Generador de macros, que se muestra en la siguiente ilustración.





Para mostrar el Generador de macros.


En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.



¿Para que se utiliza una Macro?.

Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario, de modo que la macro se ejecute cuando se haga clic en el botón. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo.


Acciones de macro.

Las acciones son los bloques de creación para generar las macros. Access proporciona una gran cantidad de acciones entre las que elegir, que habilitan una amplia variedad de comandos. Por ejemplo, algunas de las acciones más utilizadas sirven para:
** Abrir un informe.
** Buscar un registro.
** Mostrar un cuadro de mensaje.
** Aplicar un filtro a un formulario
** Aplicar un filtro a un informe.
** Etc.






Crear una macro.

En Office Access 2007, una macro o un grupo de macros puede estar contenida en un objeto macro (a veces denominado "macro independiente"), o una macro puede estar incrustada en cualquier propiedad de evento de un formulario, un informe o un control. Las macros incrustadas pasan a formar parte del objeto o el control en el que están incrustadas. Las macros independientes están visibles en el panel de exploración, en Macros; las macros incrustadas no.

Características del Generador de macros.

El Generador de macros sirve para crear y modificar macros. Para abrir el Generador de macros:

En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.Imagen del botón
Access presenta el Generador de macros.

Utilice el Generador de macros para crear la lista de acciones que desea que se lleven a cabo cuando se ejecute la macro. La primera vez que abra el Generador de macros, aparecerán las columnas Acción, Argumentos y Comentario.



Pasos para Crear una Macro Independiente.

1.- En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.

Se muestra el Generador de macros.

2.- Agregue una acción a la macro:

** En el Generador de macros, haga clic en la primera celda en blanco de la columna Acción.

** Escriba la acción que desea utilizar o haga clic en la flecha para mostrar la lista de acciones donde, a continuación, podrá seleccionar la acción que desea usar.

** En Argumentos de acción, especifique argumentos para la acción, si son necesarios. Para ver una descripción breve de cada argumento, haga clic en el cuadro del argumento y lea la descripción que aparece a la derecha del argumento.

** Si lo desea, puede escribir un comentario para la acción.

3.- Para agregar más acciones a la macro, muévase a otra fila de acción y repita el paso 2. Access lleva a cabo las acciones en el orden en que se enumeren.


Ejecutar una macro.

Las macros independientes se pueden ejecutar de cualquiera de las siguientes formas: directamente (por ejemplo, desde el panel de exploración), en un grupo de macros, desde otra macro, desde un módulo de VBA, o como respuesta a un evento que tiene lugar en un formulario, un informe o un control. Una macro incrustada en un formulario, un informe o un control se puede ejecutar haciendo clic en EjecutarImagen del botón en la ficha Diseño mientras la macro está en la vista Diseño; de otro modo, la macro sólo se ejecutará cuando se desencadene su evento asociado.



Ejecutar una macro directamente.

Para ejecutar directamente una macro, siga uno de estos procedimientos:

** Desplácese a la macro en el panel de exploración y, a continuación, haga doble clic en el nombre de la macro.+

** En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Macro, haga clic en Ejecutar macro, haga clic en la macro en la lista Nombre de macro y, a continuación, haga clic en Aceptar.

** Si la macro está abierta en la vista Diseño, haga clic en EjecutarI en la ficha Diseño, en el grupo Herramientas. Para abrir la macro en la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en ella en el panel de exploración y, a continuación, seleccione Vista Diseño.


Ver o modificar una macro incrustada en un botón de comando.

1.- En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario que contenga el botón de comando y, a continuación, haga clic en Vista Diseño o Vista Presentación en el menú contextual.

2.- Haga clic en el botón de comando para seleccionarlo y, a continuación, presione F4 para que se muestre su hoja de propiedades.

3.- En la ficha Evento de la hoja de propiedades, debe aparecer [Macro incrustada] en el cuadro de la propiedad Al hacer clic. Haga clic en cualquier lugar del cuadro de propiedad y, a continuación, haga clic en situado en la parte derecha del cuadro.

Aparece el Generador de macros, que muestra la acción o las acciones que componen la macro incrustada.


Ejemplo de una macro.