Una hoja de cálculo es un programa, más precisamente una aplicación, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).
La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

Orígenes de las hojas de cálculo.

En 1961 se vislumbró el concepto de una hoja de cálculo electrónica en el artículo Budgeting Models and System Simulation de Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crédito de este tipo de programas, y de hecho intentaron patentar (patente en EE.UU. número 4.398.24) algunos de los algoritmos en 1970. La patente no fue concedida por la oficina de patentes por ser una invención puramente matemática. Pardo y Landau ganaron un caso en la corte estableciendo que "algo no deja de ser patentable solamente porque el punto de la novedad es un algoritmo". Este caso ayudó al comienzo de las patentes de software.

Dan Bricklin es el inventor aceptado de las hojas de cálculo. Bricklin contó la historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos en una pizarra. Cuando el profesor encontró un error, tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un computador, usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que intervenían en el proceso.

Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la "aplicación fundamental" que hizo que el PC (ordenador u computador personal) dejase de ser sólo un hobby para entusiastas del computador para convertirse también en una herramienta en los negocios y en las empresas.

Conociendo la Hoja de Cálculo.

Conozca los aspectos básicos de Excel y las posibilidades que ofrece para la realización y análisis de todo tipo de Cálculos

La utilización de Excel en distintos ámbitos se han extendido mucho en los últimos años, debido a que se trata de un programa muy versátil para la realización de cálculos, análisis de datos y seguimientos de valores.

Si hubiera que definir Excel, es una respuesta aproximada sería que es una plantilla electrónica de cálculo (así es como se les conoce a los programas de este tipo) .

¿Para que sirve una Hoja de Cálculo?

Una hoja de cálculo en Excel (o cualquier otro programa que cumple funciones similares), sirve para trabajar con números de forma fácil e intuitiva. Es una hoja de cálculo avanzada que te permite realizar fácilmente tareas financieras y administrativas.

Una hoja de cálculo Excel es una cuadrícula donde cada celda que conforma esa cuadrícula puede contener números, letras, fórmulas o gráficos.

Una hoja de trabajo es un recurso en forma de matriz que se utiliza para organizar datos numéricos y realizar cómputos con ellos para llevar a cabo análisis financieros. Puede haber la necesidad de actualizar esos datos numéricos con cierta regularidad.

Una hoja electrónica de trabajo es un programado que emula en forma electrónica la hoja de trabajo. Reemplaza los tres instrumentos típicos de trabajo de un analista financiero: la hoja de trabajo en papel, el lápiz y la calculadora. La hoja de trabajo es reemplazada por un conjunto de celdas dispuestas en filas y columnas (matriz) cuyo contenido se guarda en la memoria principal de la computadora; el lápiz queda reemplazado por el teclado y la unidad de aritmética y lógica reemplaza la calculadora.

Las hojas electrónicas de trabajo aumentan grandemente la eficiencia, precisión y productividad del usuario. Una vez la hoja ha sido preparada, se pueden realizar comparaciones haciendo cambios en ella (qué pasa si...) y recalculando automáticamente a base de los valores nuevos que han sido entrados. Esto le deja más tiempo al usuario para realizar decisiones creativas.

Una hoja electrónica es muy útil cuando se utiliza para hacer contabilidad, gráficos de estadística, facturas, cotizaciones, proporcionalidades, entre otros.

En una hoja de calculo se pueden utilizar funciones, las cuales sirven para hacer mas fácilmente las labores que cotidianamente es difícil ejecutar.

Tipos de hojas de cálculo:

 Calc, integrada en OpenOffice.org
 Microsoft Excel, integrada en Microsoft Office
 Gnumeric, integrada en Gnome Office
 KSpread, de KOffice
 Numbers, integrada en iWork de Apple
 Lotus 1-2-3 integrada en Lotus SmartSuite
 StarOffice Calc, integrada en StarOffice.
 Corel Quattro Pro, integrada en WordPerfect.
 KSpread, integrada en KOffice, paquete gratuito de Linux.

Evolución de las Hojas Electrónicas de Cálculo.

1979 - Dan Bricklin y Robert Frankston desarrollaron VisiCalc (visible calculator) para el Apple II.

1980 - Desarrollo de Supercalc por Sorcim

1982 - Microsoft introdujo Multiplan, inicialmente para el sistema operativo CP/M.

1983 - Mitch Kapor desarrolló LOTUS 1-2-3, que se convirtió rápidamente en el nuevo estándar de las hojas de cálculo.

1985 - Lotus adquiere Software Arts y descontinúa el programa VisiCalc.

1985 - Microsoft Lanza al mercado Excel 1.0 originalmente escrito para la Apple Macintosh de 512 Kbytes de RAM, fue una de las primeras hojas de cálculo en utilizar una interfaz gráfica con menús desplegables y el cursor gráfico.



Las Hojas de Cálculo en la Actualidad.

Las hojas de cálculo son uno de los programas más utilizados a nivel mundial, y los mismos han pasado de ser sólo programas para realizar cálculos, a programas que han incorporado nuevas funciones como la graficación y manejo de bases de datos, convirtiéndose así en poderosas herramientas para el trabajo diario y profesional.

Actualmente cuando hablamos de un programa de hoja de cálculo estamos refiriéndonos a programas muy diferentes a sus predecesores.

Los programas de hoja de cálculo mas utilizados en la actualidad son Excel de Microsoft, el Calc de OpenOffice.org, el LOTUS 1-2-3 de IBM.



Iniciar Excel.

Para usar Excel, busque el icono de Excel en el menú Inicio y haga clic en él.

Inicie Excel siguiendo estos pasos:

* Despliegue el menú Inicio.



Haga clic en  Botón Inicio (botón Inicio).

* Busque el icono de Excel.
Elija Todos los programas. A continuación, elija Microsoft Office y haga clic en Microsoft Office Excel 2007. (o la version que este instalada en su equipo).




*  Aparece la pantalla de inicio y se abre Excel.







Principales partes de la aplicación de Excel.





Botón de Office o Barra de Menu: Es una novedad en las versiones 2007 de Office, y además útil, por cuanto nos permitirá acceder de forma rápida a partes tan interesantes como "Nuevo", "Abrir", "Guardar y Guardar como...", además de "Imprimir", "Cerrar" y otros...También podremos desde él acceder a las "Opciones de Excel".

Barra de herramientas de acceso rápido: También es una novedad en versiones 2007, y nos permitirá colocar ahí varios botones de las tareas que más usemos, de forma que podríamos decir se trata de un atajo para trabajar con partes de Excel.

Barra de Título: Nos mostrará siempre el título del Libro que tengamos activo; en principio, si no lo hemos guardado con un nombre, Excel le dará el de "Libro1, Libro2...etc.), pero en el momento en que lo hayamos guardado, aparecerá el nombre que le dimos.

Fichas: Son unas pestañas que contienen todas las herramientas de Excel agrupadas por categorías, así por ejemplo la ficha "Inicio" contiene unas herramientas agrupadas en las categorías de "Portapapeles", "Fuente", "Alineación", etc...Cada una de esas categorías a su vez, contienen una serie de botones que nos permitirán realizar tareas concretas.

Cinta de opciones: Es el grupo de botones que aparece siempre siempre debajo de las Fichas. Cada ficha contiene una serie de categorías que a su vez engloban un conjunto de útiles representados por botones. A este grupo de categorías y botones es a lo que llamamos "cinta de opciones" que es de suma importancia conocer, así como la tarea que lleva a cabo cada una.

Botón de ayuda: Nos permitirá en cualquier momento tener acceso a la "Ayuda de Microsoft Excel 2007". Con un clic sobre este botón, nos aparece la excelente ayuda de la aplicación, la cual nos podrá sacar de más de un apuro. Aquí podremos realizar consulta sobre un tema del que tengamos dudas, y tendremos la respuesta de inmediato.

Barra de Formato: Mediante este menú tenemos acceso a los comandos que nos van a permitir afinar el formato de los elementos componentes del documento, como son: las Celdas, Filas, Columnas, Hojas, etc. Podemos, además, dejar que Excel le proporcione un formato automático al documento o escoger entre un estilo entre una galería de estilos de documentos.

Barra de herramientas estándar: La barra de Herramientas Estándar, permite llevar a cabo alguno de los comandos que existen en la barra de menú, pero solamente con un solo clic en uno de los iconos. Para mostrarla u ocultarla, haga clic en el menú Ver, luego ubique la opción Barra de herramientas y haga clic sobre la opción Estándar.

Barra de fórmulas: En esta ventana podremos escribir directamente fórmulas y otros datos --como veremos en el curso--. En la imagen de arriba puedes ver un ejemplo, donde le ingreso una fórmula (una multiplicación), siempre con el signo "=" delante, y me dará el resultado en la celda activa en ese momento.

Encabezados de fila y columna: Son las letras y números que se encuentran en la parte superior y en la izquierda respectivamente, y que identificarán en todo momento una posición (la celda activa). Son fundamentales en Excel 2007, ya que nos permiten identificar cualquier lugar dentro de una hoja, pudiendo ser una celda o un conjunto de ellas. Por ejemplo en la imagen de arriba, el resultado de la multiplicación aparece en la celda B6, que es conde convergen ambos encabezados.

Área de referencia o Cuadro de Direcciones: Es el espacio situado a la izquierda de la barra de fórmulas, y tiene importancia ya que nos permite conocer en todo momento la celda en la que nos encontramos. Puedes ver en la imagen de arriba que efectivamente, nos está indicando la celda B6.

Hojas de las que consta un Libro: También llamado "Fichas de Hojas" por ser el lugar en que efectivamente se encuentran las fichas que contienen las hojas de un Libro. En principio aparecen tres (nombradas por defecto como "Hoja1, Hoja2, Hoja3), pero ya veremos como se pueden ampliar con tantas hojas como necesitemos de una forma muy sencilla y como se pueden renombrar por el título que nos interese; lógicamente son muy útiles para movernos sin dificultad por dichas hojas.

Botones para vistas: Fácilmente se deduce que mediante estos botones podremos cambiar fácilmente de vista en nuestra hoja de cálculo. Veremos en otro Tema la forma de trabajar con dichas vistas.

Zoom para vista: Que nos permite ampliar o disminuir el tamaño de nustra hoja mediante el deslizador situado en el centro, el cual podremos mover hacia el "+" (aumentar tamaño) o hacia el "-" (disminuír). En la parte izquierda nos muestra siempre el tamaño de zoom en porcentaje (100% normalmente).

Barras de desplazamiento: Conocidas por todos ya que aparecen en cualquier aplicación; nos permitirán el desplazamiento por la hoja, bien hacia derecha/izquierda o bien hacia arriba/abajo.

Barra de título: nos indica el nombre de la aplicación, y del libro de trabajo activo en este momento.

Area de Trabajo: es la parte de la ventana de Excel que contiene la ventana, o ventanas de los documentos abiertos y visibles, puede estar vacía sino hay ningún libro de trabajo abierto.



La organización de los datos.

Antes de comenzar a trabajar, es importante conocer como se organizan los datos y cuales son los principales elementos de Excel :

• El archivo que se genera al guardar se denomina libro.

• Dentro de ese libro, se encuentran las hojas de cálculo que según las necesidades de cada proyecto, pueden ser muchas.

• A su vez en cada hoja de cálculo se realizan las distintas plantillas o tablas.

• Cada plantilla o tabla esta formada por celdas ( son los rectángulos que se visualizan al abrir Excel, definidos por las intersecciones de filas y columnas ).

• Dentro de cada celda se insertan los diferentes datos.

Libros: En Excel, un libro es el archivo con el que se trabaja y donde se almacenan todos los datos.Según cada necesidad, un libro puede estar dividido en diferentes hojas, planillas, columnas, filas, celdas, tipo de datos, etc.

Hojas de calculo: Las distintas hojas que se encuentran en el archivo de Excel son la principal división para organizar la información.

Las planillas: Trabajando dentro de cualquier hoja de calculo, se puede organizar la información de una o varias plantillas diferente. Cada una, entonces, será un sector de hoja delimitado por usted según la cantidad de filas y columnas que usted necesite para colocar los datos. La organización de los datos serán en filas y columnas, con cada dato en una celda diferente.

Columnas: Las columnas son divisiones verticales en la hoja de calculo. Cada columna esta identificada con una letra comenzando de la A hasta finalizar en IV (256 columnas dependiendo de la version este numero puede variar).

Filas: Las filas son las divisiones horizontales de la hoja de calculo. Están identificadas con números comenzando con el 1 hasta el 65536. (dependiendo de la version este numero puede variar).

Las celdas: Una celda es el casillero que se forma por la intersección de un fila y una columna. Las celdas se identifican con la letra de la columna y el numero de la fila a la que pertenecen.

Por lo tanto la ultima celda (en el borde inferior derecho) que se podrá usar en cada hoja de calculo de Excel es la denominada IV65536 ( IV por la columna y 65536 por la fila).



Desplazarnos dentro del libro.

Para trabajar dentro de una hoja solo hay que seleccionarla haciendo clic sobre su solapa, si hay muchas hojas y mas solapas de las que se pueden visualizarse, será preciso utilizar los botones de desplazamiento que se encuentran al a izquierda.

Ya dentro de una hoja deberá moverse dentro de las distintas celdas para completar los datos, puede recurrir al mouse, directamente, haciendo clic sobre la celda que quiere seleccionar para insertar un dato, o moverse por la planilla por medio del as flechas de direcciones que se encuentran en el teclado.

Si conoce la denominación de la celda a la que quiere dirigir, otra opción es colocar su letra y numero en el cuadro de nombres del área superior de la pantalla. O utilizar la combinación de teclas rápidas:

Teclas rápidas.

Inicio                                         Ir hasta la primera columna
Fin                                             Ir hasta la ultima columna
Shift + f 11                                 Insertar una nueva hoja
Control + av pag                        Ir a la siguiente hoja
Control + re pag                         Ir a la hoja anterior
Control + E                                Seleccionar toda la hoja
Control + barra espaciadora       Seleccionar una columna
Shift + barra espaciadora            Seleccionar una fila
Control + Z                                Deshacer la ultima acción
Control + C                                Copiar las celdas seleccionadas
Control + X                                Cortar las celdas seleccionadas
Control + V                                Pegar el contenido del portapapeles
Control + 9                                 Ocultar filas
Control + (                                  Mostrar filas
Control + 0                                 Ocultar columnas
Control + )                                  Mostrar columnas
Shift + f 3                                    Pegar función (asistente para funciones).

¿Como se Guarda un Archivo en Excel?

Cuando guarde un archivo, puede guardarlo en una carpeta de la unidad de disco duro, en una ubicación de red, en un disco, en un CD o DVD, en el escritorio, en una unidad flash o en otro formato de archivo.

IMPORTANTE Debe guardar el archivo con frecuencia mientras trabaja para evitar perder datos debido a un corte imprevisto del suministro eléctrico u otro problema.

Guardar un archivo.

De forma predeterminada, los programas de Microsoft Office guardan los archivos en una carpeta de trabajo predeterminada. Para guardar una copia en una ubicación diferente, haga clic en otra carpeta de la lista de carpetas. 

1 Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Guardar o presiones CTRL+G.
IMPORTANTE Si no ve el botón de Microsoft Office , haga clic en Guardar en el menú Archivo.

2 Si va a guardar el archivo por primera vez, se le solicitará un nombre.


Abrir un archivo.

Dispone de varias opciones para abrir un archivo en Microsoft Office. Puede abrir el archivo original para su modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo de sólo lectura, que le impide guardarlo a menos que lo haga con otro nombre.

Siga los procedimientos siguientes en los programas de 2007 Microsoft Office System que se indican:

Word, Excel, PowerPoint o Access.

1 Haga clic en el botón de Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Abrir.

Método abreviado de teclado Para mostrar el cuadro de diálogo Abrir, presione CTRL+A.

InfoPath, OneNote, Project, Publisher o Visio

En el menú Archivo, haga clic en Abrir.

Método abreviado de teclado Para mostrar el cuadro de diálogo Abrir, presione CTRL+A.

2 En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta, unidad o ubicación de Internet que contiene el archivo que desee abrir.

3 En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contiene el archivo.

NOTA: De forma predeterminada, los archivos que se ven en el cuadro de diálogo Abrir son sólo los archivos creados por el programa que se está usando. Por ejemplo, si usa Microsoft Office Excel, no ve los archivos creados con Microsoft Office Word a menos que haga clic en Todos los archivos en el cuadro Tipo de archivo.

4 Haga clic en el archivo y, a continuación, en Abrir.




Imprimir una hoja de cálculo o un libro.

Los libros y las hojas de cálculo se pueden imprimir de forma completa o parcial, uno por uno o varios al mismo tiempo. Además, si los datos que desea imprimir están en una tabla de Microsoft Excel, puede imprimir solamente la tabla de Excel.

También se puede imprimir un libro en un archivo en lugar de en una impresora. Esta opción resulta muy útil cuando es necesario imprimir el libro con un tipo distinto de impresora de la que se utilizó para imprimirlo originalmente.

Antes de imprimir.

Antes de imprimir una hoja de cálculo que contenga una gran cantidad de datos o gráficos, puede ajustarla rápidamente en la vista Diseño de página para dotarla de un aspecto profesional. En esta vista, puede ver los datos en el contexto de las páginas impresas. Puede fácilmente agregar o modificar encabezados o pies de página, ocultar o mostrar los encabezados de fila y columna, cambiar la orientación de página de las páginas impresas, cambiar la disposición y el formato de los datos, usar las reglas para medir el ancho y el alto de los datos y configurar los márgenes de impresión.

Para presentar todos los datos en las páginas impresas, asegúrese de que estén a la vista en la pantalla. Por ejemplo, cuando hay texto o números que son demasiado anchos para caber en una columna, el texto impreso se truncará y los números impresos se verán como signos de número (##). Para evitar imprimir textos truncados y signos de número en lugar del texto, puede aumentar el ancho de las columnas para proporcionar espacio a los datos. También puede aumentar el alto de fila ajustando el texto para que quepa en el ancho de columna, de forma que el texto sea visible en la pantalla y en las páginas impresas.

Para que los datos sean más fáciles de leer o explorar, puede aplicar formatos diferentes para ayudar a destacar la información importante. Sin embargo, tenga presente que algunas opciones de formato (por ejemplo, los colores de texto o los sombreados de celda) que se ven bien en la pantalla tal vez no produzcan los resultados esperados al imprimirlos en una impresora en blanco y negro. Si usa texto de colores o sombreados de celda, use colores que contrasten bien en una impresión en blanco y negro.

También puede imprimir una hoja de cálculo con líneas de cuadrícula visibles, para que los datos, las filas y las columnas se destaquen mejor.



Imprimir una hoja de cálculo o libro de forma completa o parcial.

1 Realice uno de los procedimientos siguientes:

--* Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja de cálculo y, a continuación, seleccione el rango de datos que desea imprimir.

--*  Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella para activarla.

--*  Para imprimir un libro, haga clic en cualquiera de sus hojas de cálculo.

2 Haga clic en Archivo o en el botón de Microsoft Oficce y luego en Imprimir.

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+P.

3 En Configuración, seleccione una opción para imprimir la selección, la o las hojas activas, o todo el libro.

Nota Si la hoja de cálculo cuenta con áreas de impresión definidas, Excel sólo imprimirá esas áreas. Si no desea imprimir solamente un área definida, active la casilla de verificación Omitir áreas de impresión.

Datos y tipos de Datos en una Celda de Excel.

Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

NÚMEROS

Para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . Pts.

Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).

Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.

El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.

Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

Si al finalizar un número se escribe Pts, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.

Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha.

Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica.

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.


FECHA U HORA

Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.

Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda.

Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.

Ejemplos:
1/12/99 1-12-99 2:30 PM 14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031


TEXTO

Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Fórmulas.

Es una secuencia formada por :valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores.

Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-,Sen,Cos,etc...

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Los distintos tipos de operadores son :
ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos.
Ejemplo: + - * / % ^

TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto.
Ejemplo: =A1&" "&B1

RELACIONALES para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación.
Ejemplo: < > = <= >= <>

REFERENCIA indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:

Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas.
Ejemplo: A1:G5

Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas.
Ejemplo: A1,G5

Si deseas información sobre la precedencia de operadores: .


FUNCIONES

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado.

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de error.

1) Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
3) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
4) Los argumentos deben de separarse por ";".

Ejemplo:
=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3


Mover o copiar celdas y contenido de las celdas.

Puede usar los comandos Cortar, Copiar y Pegar de Microsoft Office Excel para mover o copiar celdas completas o su contenido. También puede copiar contenido o atributos específicos de las celdas. Por ejemplo, puede copiar el valor resultante de una fórmula sin copiar la propia fórmula, o copiar sólo la fórmula.


Procedimientos para seleccionar celdas o rangos.

Para seleccionar:   Una celda ------------------> Haga clic en la celda o use las teclas de dirección para ir a la celda.

Para seleccionar: Un rango de celdas ----------> Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta la última celda, o bien, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de dirección para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y, a continuación, presionar F8 para extender la selección mediante las teclas de dirección. Para detener la ampliación de la selección, vuelva a presionar F8.

Para seleccionar: Un rango de celdas grande -----> Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para que se vea la última celda.

Para seleccionar: Todas las celdas de una hoja de cálculo -> Haga clic en el botón Seleccionar todo.



Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede presionar CTRL+E.

Note Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona la región actual. Si presiona CTRL+E por segunda vez, se selecciona la hoja de cálculo completa.

Para seleccionar: Celdas o rangos de celdas no adyacentes -> Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos.
También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y, a continuación, presionar MAYÚS+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la selección. Para detener la adición de celdas o rangos a la selección, vuelva a presionar MAYÚS+F8.
Note No se puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas de una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

Para seleccionar: Una fila o columna completa ---------> Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna.





1--Encabezado de fila
2--Encabezado de columna

También puede seleccionar celdas de una fila o de una columna si selecciona la primera celda y, a continuación, presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).
Note Si la fila o columna contiene datos, CTRL+MAYÚS+FLECHA selecciona la fila o columna hasta la última celda utilizada. Si presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA por segunda vez, se selecciona la fila o columna completa.


Mover, copiar y pegar celdas completas.

Al mover o copiar una celda, Excel mueve o copia toda la celda, incluidas las fórmulas y sus valores resultantes, así como los formatos de celdas y los comentarios.

1.- Seleccione las celdas que desea mover o copiar.
2.-En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los procedimientos siguientes:



** Para mover celdas, haga clic en Cortar .
     Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+X.

** Para copiar celdas, haga clic en Copiar .
    Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C.

3.-Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado.

4.-En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar .
    Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+V.

Borrar o Eliminar celdas, filas o columnas.

1.-Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.

2.- En el menú Edición, haga clic en Eliminar.

3.-Si elimina un rango de celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de diálogo Eliminar.

NOTA Microsoft Excel mantiene actualizadas las fórmulas adaptando las referencias a las celdas que se han desplazado para que reflejen sus nuevas ubicaciones. Sin embargo, una fórmula que haga referencia a una celda eliminada, mostrará el valor de error #¡REF!.

Borrar formato.

Si lo que deseamos es borrar el formato de una celda o rango de celdas, manteniendo el contenido de las mismas, debemos hacerlo desde la opción Borrar, disponible en el grupo de opciones Modificar disponible en la ficha de Inicio.





Desde esta opción de Borrar voy a poder acceder a diferentes tipos de borrado:



Borrar todo, borra tanto el formato como el contenido de la celda o rango de celadas seleccionado.

Borrar formatos, borra únicamente el formato aplicado a las celdas seleccionadas, manteniendo el contenido de las mismas.

Borrar contenido, borra el contenido de las celdas seleccionadas, pero mantiene el formato que se ha establecido anteriormente a las mismas, de manera que al añadir nuevos datos a las celdas, estos aparecerá con el formato ya aplicado.

Borrar comentarios, los comentarios son notas explicativas que se pueden asociar a determinadas celdas, como aclaraciones a su contenido. A partir de esta opción podemos borrar estos comentarios manteniendo intacto el resto del contenido de la hoja de cálculo.

En particular, para eliminar el formato establecido para una celda o un rango de celdas, utilizado estas opciones, los pasos a seguir son:

1.-Seleccionar la celda o rango de celdas.
2.-Acceder a la opción Borrar del grupo de opciones Modificar, dentro de la ficha de Inicio.
3.-Seleccionar la opción Borrar formatos del submenú que se despliega.

Nota: Si se utiliza la tecla Supr solo se eliminará el contenido de las celdas, no su formato.



Eliminar celdas, filas o columnas.

1.-Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.

2.-En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha junto a Eliminar y luego realice una de las siguientes acciones:




** Para eliminar celdas seleccionadas, haga clic en Eliminar celdas.
** Para eliminar filas seleccionadas, haga clic en Eliminar filas de hoja.
** Para eliminar columnas seleccionadas, haga clic en Eliminar columnas de hoja.

SUGERENCIA:   Puede hacer clic con el botón secundario del mouse en una selección de celdas, hacer clic en Eliminar y luego seleccionar la opción que desea. También puede hacer clic con el botón secundario en una selección de filas o columnas y luego hacer clic en Eliminar.

3.-Si va a eliminar una celda o un rango de celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de diálogo Eliminar.

Si va a eliminar filas o columnas, otras filas o columnas se desplazarán automáticamente hacia a arriba o hacia la izquierda.


Rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo.

Para escribir datos de forma rápida, puede configurar Microsoft Office Excel de manera que repita los datos o puede rellenar los datos de manera automática.

Repetir automáticamente elementos ya escritos en la columna.

Si los primeros caracteres que se escriben en una celda coinciden con una entrada existente en esa columna, Microsoft Excel completará automáticamente los caracteres restantes. Excel sólo completa automáticamente las entradas que contengan texto o una combinación de texto y números. Las entradas que contengan sólo números, fechas u horas no se completan automáticamente.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

** Para aceptar una entrada propuesta, presione ENTRAR.

** La entrada completa coincide exactamente con el modelo de mayúsculas y minúsculas de la entrada existente.

** Para reemplazar los caracteres escritos automáticamente, continúe escribiendo.

** Para eliminar los caracteres escritos automáticamente, presione RETROCESO.

** Excel completará las entradas sólo cuando el punto de inserción esté al final del contenido de la celda activa.

** Excel basa la lista de entradas posibles de Autocompletar en la columna que contiene la celda activa. Las entradas que se repiten en una fila no se completan automáticamente.

Utilizar el controlador de relleno para rellenar datos.

Se puede utilizar el comando Rellenar para rellenar datos en las celdas de una hoja de cálculo. También se puede configurar Excel para que continúe automáticamente una serie de números, combinaciones de números y texto, fechas o períodos de tiempo, en función de un modelo establecido. Sin embargo, para rellenar rápidamente varios tipos de series de datos, seleccione las celdas y arrastre el controlador de relleno Celda seleccionada con controlador de relleno .

El controlador de relleno se muestra de forma predeterminada, pero se puede ocultar si se desea.

Tras arrastrar el controlador de relleno, aparecerá el botón Opciones de autorrelleno para elegir el modo en que se rellenará la selección. Por ejemplo, para rellenar sólo los formatos de celda, haga clic en Rellenar formatos sólo y para rellenar sólo el contenido de la celda, haga clic en Rellenar sin formato.

Insertar o eliminar celdas, filas y columnas.

Puede insertar celdas en blanco por encima o a la izquierda de la celda activa de una hoja de cálculo, desplazando hacia abajo las demás celdas de la misma columna o hacia la derecha las de la misma fila. Asimismo, puede insertar filas por encima de una fila y columnas a la izquierda de una columna. También puede eliminar celdas, filas y columnas.

NOTA Microsoft Office Excel 2007 tiene más filas y columnas que antes, con los límites siguientes: 18.278 columnas (A a ZZZ) por 1.048.576 filas

Insertar celdas en blanco en una hoja de cálculo.

1.-Seleccione la celda o el rango de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar cinco celdas en blanco, debe seleccionar cinco celdas.

2.-En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuación, en Insertar celdas.



SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en las celdas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en Insertar en el menú contextual.

3.-En el cuadro de diálogo Insertar, haga clic en la dirección en la que desea desplazar las celdas circundantes.


NOTAS

** Por tanto, cuando se insertan celdas en la hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la inserción se ajustan en consecuencia, tanto si son referencias relativas como absolutas. Lo mismo ocurre con la eliminación de celdas, excepto cuando una fórmula hace referencia directamente a una celda eliminada. Si desea que las referencias se ajusten automáticamente, es conveniente utilizar referencias de rango en las fórmulas que sean apropiadas, en lugar de especificar celdas individuales.

** Puede insertar celdas que contengan datos y fórmulas copiándolas o cortándolas, para después hacer clic con el botón secundario del mouse en el punto donde desea pegarlas y, a continuación, elegir Insertar celdas copiadas o Insertar celdas cortadas en el menú contextual.

Insertar columnas en una hoja de cálculo.

1.-Siga uno de los procedimientos siguientes:

*** Para insertar una única columna, seleccione la columna o una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B. 

*** Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres columnas nuevas, deberá seleccionar tres columnas.

*** Para insertar columnas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona columnas no adyacentes.


2.-En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuación, en Insertar columnas de hoja.



SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las celdas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en Insertar en el menú contextual.

NOTA Por tanto, cuando se insertan columnas en la hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la inserción se ajustan en consecuencia, tanto si son referencias relativas como absolutas. Lo mismo ocurre con la eliminación de columnas, excepto cuando una fórmula hace referencia directamente a una celda eliminada. Si desea que las referencias se ajusten automáticamente, es conveniente utilizar referencias de rango en las fórmulas que sean apropiadas, en lugar de especificar celdas individuales.

Insertar filas en una hoja de cálculo.

1.-Siga uno de los procedimientos siguientes:

*** Para insertar una única fila, seleccione la fila o una celda situada en la fila existente por encima de aquella en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en una celda de la fila 5.

*** Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas por encima de la cual desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres nuevas filas, es necesario seleccionar tres filas.

*** Para insertar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona las filas no adyacentes.


2.-En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuación, en Insertar filas de hoja



SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las filas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en el comando Insertar del menú contextual.

NOTA Cuando se insertan filas en la hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la inserción se ajustan en consecuencia, tanto si son referencias relativas como absolutas. Lo mismo ocurre con la eliminación de filas, excepto cuando una fórmula hace referencia directamente a una celda eliminada. Si desea que las referencias se ajusten automáticamente, es conveniente utilizar referencias de rango en las fórmulas que sean apropiadas, en lugar de especificar celdas individuales.

Buscar o reemplazar texto y números en una hoja de cálculo.

1.-En una hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda.

2.-En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Buscar y seleccionar.



3.-Siga este procedimiento:

*** Para buscar texto o números, haga clic en Buscar.
*** Para buscar y reemplazar texto o números, haga clic en Reemplazar.
4.-En el cuadro Buscar, escriba el texto o los números que desee buscar, o bien haga clic en la flecha del cuadro Buscar y haga clic en una búsqueda reciente que se encuentre en la lista.

Puede usar caracteres comodín, como un asterisco (*) o un signo de interrogación (?), en sus criterios de búsqueda:

--- Use el asterisco para buscar cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo, s*l devolverá tanto "sal" como "señal".

--- Use el signo de interrogación para buscar un solo carácter. Por ejemplo, s?l devolverá "sal" y "sol".

SUGERENCIA Si desea buscar asteriscos, signos de interrogación y tildes (~) en los datos de la hoja de cálculo, escriba una tilde antes de estos caracteres en el cuadro Buscar. Por ejemplo, para buscar datos que contienen "?", debe escribir ~? como criterio de búsqueda.

5.-Haga clic en Opciones para definir en más detalle su búsqueda y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

*** Para buscar datos en una hoja de cálculo o en un libro entero, en el cuadro Dentro de, seleccione Hoja o Libro.

*** Para buscar datos en filas o columnas específicas, en el cuadro Buscar, haga clic en Por filas o Por columnas.

*** Para buscar datos con detalles específicos, en el cuadro Buscar dentro de, haga clic en Fórmulas, Valores o Comentarios.

*** Para buscar datos distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas, active la casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas.

*** Para buscar celdas que contienen sólo los caracteres que escribió en el cuadro Buscar, active la casilla Coincidir con el contenido de toda la celda.

6.-Si desea buscar texto o números que además tienen un formato específico, haga clic en Formato y elija sus opciones en el cuadro de diálogo Buscar formato.

SUGERENCIA Si desea buscar celdas que tienen un determinado formato, puede eliminar los criterios del cuadro Buscar y seleccionar un formato de celda determinado como ejemplo. Haga clic en la flecha situada junto a Formato, después en Elegir formato de celda y, por último, en la celda que tiene el formato que desea buscar.

7.-Siga uno de estos procedimientos:

Para buscar texto o números, haga clic en Buscar todos o Buscar siguiente.

SUGERENCIA Si hace clic en Buscar todos, obtendrá una lista con todas las coincidencias que respondan a sus criterios de búsqueda. Para activar una celda, haga clic en una coincidencia específica de la lista. Para ordenar los resultados de una búsqueda con Buscar todos, haga clic en el encabezado de una columna.

*** Para reemplazar texto o números, escriba el nuevo texto o número en el cuadro Reemplazar con (o deje el cuadro en blanco para no reemplazar los caracteres con nada) y, a continuación, haga clic en Buscar o Buscar todos.

NOTA Si el cuadro Reemplazar con no está disponible, haga clic en la ficha Reemplazar.

Si lo desea, puede cancelar una búsqueda en curso presionando ESC.

8.-Para reemplazar la coincidencia resaltada o todas las coincidencias encontradas, haga clic en Reemplazar o Reemplazar todos.


Formato de celdas en Excel.



Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:

formato celdas.

1.-Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.

2.-Seleccionar la pestaña Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número.




3.-Hacer clic sobre la pestaña Número.Aparecerá la siguiente ficha:





4.-Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:
5.-Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Nota: Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría:, se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.

Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.

Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

Nota: En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida:

botón moneda Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración regional de Windows, seguramente tendremos el símbolo €).

botón porcentaje: Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %).

botón millar: Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación).

botón quitar decimal: Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

botón añadir decimal: Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Crear  una fórmula.

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza con un signo igual (=).

Puede crear una fórmula sencilla usando constantes y operadores de cálculo. Por ejemplo, la fórmula =5+2*3, multiplica dos números y, a continuación, suma un número al resultado obtenido. Microsoft Office Excel sigue el orden convencional de las operaciones matemáticas. En el ejemplo anterior, primero se realiza la operación de multiplicación (2*3) y, a continuación, se suma 5 al resultado obtenido.

También puede crear una fórmula usando una función. Por ejemplo, las fórmulas =SUMA(A1:A2) y SUMA(A1,A2) usan la función SUMA para sumar los valores de las celdas A1 y A2.

Según el tipo de fórmula que cree, ésta podrá contener una o más de las partes que se enumeran a continuación.

Partes de una fórmula.






1 --- Funciones Una función, como PI(), empieza con un signo igual (=) y se pueden agregar argumentos entre los paréntesis. Cada función tiene una sintaxis de argumento específica.

2 --- Referencias de celda Puede referirse a los datos de otras celdas de la hoja de cálculo incluyendo referencias de celda en la fórmula. Por ejemplo, la referencia de celda A2 devuelve el valor de dicha celda o usa dicho valor en el cálculo.

3 --- Constantes También puede agregar constantes, como valores numéricos (por ejemplo, 2) o de texto, directamente en una fórmula.

4 --- Operadores Los operadores son los símbolos que se usan para especificar el tipo de cálculo que desea que realice la fórmula. Por ejemplo, el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia y el operador * (asterisco) multiplica.

Funciones en Excel.

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:
*- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
*- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
*- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
*- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Mas sobre Funciones.

 
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR redondea un número en la celda A10.

Estructura de una función




1 ---  Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.

2 --- Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚSC+F3.

3 --- Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.

4 ---  Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.

Escribir fórmulas.





Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

Lista de funciones de hoja de cálculo (por categoría).

En las secciones siguientes se muestran todas las funciones de las hojas de cálculo por categoría.

* Funciones de complementos y automatización
* Funciones de cubo
* Funciones de base de datos
* Funciones de fecha y hora
* Funciones de ingeniería
* Funciones financieras
* Funciones de información
* Funciones lógicas
* Funciones de búsqueda y referencia
* Funciones matemáticas y trigonométricas
* Funciones estadísticas
* Funciones de texto

Funciones matemáticas y trigonométricas.

FUNCIÓN                                                DESCRIPCIÓN
ABS------------------------> Devuelve el valor absoluto de un número.
ACOS----------------------> Devuelve el arcocoseno de un número.
ACOSH--------------------> Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número.
ASENO--------------------> Devuelve el arcoseno de un número.
ASENOH------------------> Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número.
ATAN----------------------> Devuelve la arcotangente de un número.
ATAN2---------------------> Devuelve la arcotangente de las coordenadas "x" e "y".
ATANH--------------------> Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número.
MULTIPLO.SUPERIOR--> Redondea un número al entero más próximo o al múltiplo significativo más cercano.
COMBINAT--------------> Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de objetos.
COS----------------------> Devuelve el coseno de un número.
COSH--------------------> Devuelve el coseno hiperbólico de un número.
GRADOS----------------> Convierte radianes en grados.
REDONDEA.PAR-------> Redondea un número hasta el entero par más próximo.
EXP----------------------> Devuelve e elevado a la potencia de un número dado.
FACT--------------------> Devuelve el factorial de un número.
FACT.DOBLE-----------> Devuelve el factorial doble de un número.
MULTIPLO.INFERIOR-> Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia cero.
M.C.D-------------------> Devuelve el máximo común divisor.
ENTERO----------------> Redondea un número hacia abajo hasta el entero más próximo.
M.C.M------------------> Devuelve el mínimo común múltiplo.
LN----------------------> Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un número.
LOG---------------------> Devuelve el logaritmo de un número en una base especificada.
LOG10------------------> Devuelve el logaritmo en base 10 de un número.
MDETERM-------------> Devuelve la determinante matricial de una matriz.
MINVERSA------------> Devuelve la matriz inversa de una matriz.
MMULT----------------> Devuelve el producto de matriz de dos matrices.
RESIDUO--------------> Devuelve el resto de la división.
REDOND.MULT-------> Devuelve un número redondeado al múltiplo deseado.
MULTINOMIAL-------> Devuelve el polinomio de un conjunto de números.
REDONDEA.IMPAR--> Redondea un número hacia arriba hasta el entero impar más próximo.
PI-----------------------> Devuelve el valor de pi.
POTENCIA------------> Devuelve el resultado de elevar un número a una potencia.
PRODUCTO-----------> Multiplica sus argumentos.
COCIENTE------------> Devuelve la parte entera de una división.
RADIANES------------> Convierte grados en radianes.
ALEATORIO----------> Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1.
ALEATORIO.ENTRE-> Devuelve un número aleatorio entre los números que especifique.
NUMERO.ROMANO-> Convierte un número arábigo en número romano, con formato de texto.
REDONDEAR---------> Redondea un número al número de decimales especificado.
REDONDEAR.MENOS-> Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia cero.
REDONDEAR.MAS-----> Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero.
SUMA.SERIES-----------> Devuelve la suma de una serie de potencias en función de la fórmula.
SIGNO-------------------> Devuelve el signo de un número.
SENO--------------------> Devuelve el seno de un ángulo determinado.
SENOH------------------> Devuelve el seno hiperbólico de un número.
RAIZ---------------------> Devuelve la raíz cuadrada positiva de un número.
RAIZ2PI-----------------> Devuelve la raíz cuadrada de un número multiplicado por PI (número * pi).
SUBTOTALES----------> Devuelve un subtotal en una lista o base de datos.
SUMA-------------------> Suma sus argumentos.
SUMAR.SI--------------> Suma las celdas especificadas que cumplen unos criterios determinados.
SUMAR.SI.CONJUNTO-> Suma las celdas de un rango que cumplen varios criterios.
SUMAPRODUCTO------> Devuelve la suma de los productos de los correspondientes componentes de matriz.
SUMA.CUADRADOS----> Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos.
SUMAX2MENOSY2-----> Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices.
SUMAX2MASY2---------> Devuelve la suma de la suma de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices.
SUMAXMENOSY2-------> Devuelve la suma de los cuadrados de las diferencias de los valores correspondientes de dos matrices.
TAN------------------------> Devuelve la tangente de un número.
TANH----------------------> Devuelve la tangente hiperbólica de un número.
TRUNCAR-----------------> Trunca un número a un entero.

Funciones de texto.

FUNCIÓN                                          DESCRIPCIÓN
ASC------------------------> Convierte las letras inglesas o katakana de ancho completo (de dos bytes) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho medio (de un byte).
TEXTOBAHT-------------> Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß (Baht).
CARACTER---------------> Devuelve el carácter especificado por el número de código.
LIMPIAR------------------> Quita del texto todos los caracteres no imprimibles.
CODIGO------------------> Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de texto.
CONCATENAR----------> Concatena varios elementos de texto en uno solo.
MONEDA-----------------> Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar).
IGUAL-------------------->Comprueba si dos valores de texto son idénticos.
ENCONTRAR, ENCONTRARB->Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de minúsculas).
DECIMAL-------------------> Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales.
JIS Convierte las letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho completo (de dos bytes).
IZQUIERDA, IZQUIERDAB--> Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto.
LARGO, LARGOB--------------> Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
MINUSC-------------------------> Pone el texto en minúsculas.
EXTRAE, EXTRAEB------------> Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posición que se especifique.
FONETICO-----------------------> Extrae los caracteres fonéticos (furigana) de una cadena de texto.
NOMPROPIO--------------------> Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto.
REEMPLAZAR, REEMPLAZARB--> Reemplaza caracteres de texto.
REPETIR -------------------------> Repite el texto un número determinado de veces.
DERECHA, DERECHAB--------> Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto.
HALLAR, HALLARB-------------> Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de minúsculas).
SUSTITUIR------------------------> Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto.
T----------------------------------> Convierte sus argumentos a texto.
TEXTO---------------------------> Da formato a un número y lo convierte en texto.
ESPACIOS-----------------------> Quita los espacios del texto.
MAYUSC------------------------> Pone el texto en mayúsculas.
VALOR--------------------------> Convierte un argumento de texto en un número.

Funciones de búsqueda y referencia.

FUNCIÓN                                          DESCRIPCIÓN
DIRECCION---------------------> Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de cálculo.
AREAS---------------------------> Devuelve el número de áreas de una referencia.
ELEGIR---------------------------> Elige un valor de una lista de valores.
COLUMNA----------------------> Devuelve el número de columna de una referencia.
COLUMNAS--------------------> Devuelve el número de columnas de una referencia.
BUSCARH-----------------------> Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada.
HIPERVINCULO----------------> Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet.
INDICE--------------------------> Usa un índice para elegir un valor de una referencia o matriz.
INDIRECTO---------------------> Devuelve una referencia indicada por un valor de texto.
BUSCAR-------------------------> Busca valores de un vector o una matriz.
COINCIDIR----------------------> Busca valores de una referencia o matriz.
DESREF--------------------------> Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una referencia dada.
FILA-----------------------------> Devuelve el número de fila de una referencia.
FILAS---------------------------> Devuelve el número de filas de una referencia.
RDTR--------------------------->Recupera datos en tiempo real desde un programa compatible con la automatización COM.
TRANSPONER-----------------> Devuelve la transposición de una matriz.
BUSCARV----------------------> Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda.

Función SI.


Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

--- Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

--- Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.

--- Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

Observaciones:

Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para crear pruebas más complicadas. (Vea el ejemplo 3 para ver una muestra de funciones SI anidadas). Como alternativa, para comprobar muchas condiciones, plantéese usar las funciones BUSCAR, BUSCARV o BUSCARH. (Vea el ejemplo 4 para obtener una muestra de la función BUSCARH.).

Explicación de la función SI anidada.

Una función SI anidada es cuando una segunda función SI se coloca dentro de la primera de manera que pruebe alguna condición adicional. Las funciones SI anidadas aumentan la flexibilidad de la función al ampliar el número de posibles resultados a probar.

Supongamos que necesitamos hacer una equivalencia de una columna de letras a números de la siguiente manera: A = 5 y B = 10. Si la celda es igual a “A” entonces el valor será 5, pero si la celda es “B” entonces el valor será 10. Esto lo podemos resolver con la siguiente función SI anidada:

SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10))

Nota:Una función SI anidada puede ayudarte a encontrar una buena solución a tu problema pero no debes hacer un uso excesivo de esta funcionalidad. Excel 2010 soporta hasta 64 funciones SI anidadas, pero seguramente no llegarás ni a la mitad de esa cantidad antes de que se dificulte entender la lógica empleada en todas esas funciones. Mientras tanto disfruta de tus funciones SI anidadas.

Lista de datos.

Supongamos que desea buscar la extensión telefónica de un empleado utilizando su número de identificación, o el porcentaje correcto de una comisión correspondiente a una cantidad de ventas. La consulta de datos se lleva a cabo para buscar información concreta en una lista de forma rápida y eficaz, y comprobar automáticamente que los datos que se usan son correctos. Una vez consultados los datos, puede realizar cálculos o mostrar resultados con los valores devueltos. Existen varias formas de buscar valores en una lista de datos y mostrar los resultados.

Ordenar datos en un rango o tabla.

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

NOTA Para buscar el valor superior o inferior de un rango de celdas o de una tabla, por ejemplo las 10 mejores calificaciones o las 5 peores cifras de ventas, use Autofiltro o el formato condicional.

Obtener información sobre la ordenación.

Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas.

Los criterios de ordenación se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada vez que lo abra para una tabla de Excel, pero no para un rango de celdas. Si desea guardar los criterios de ordenación para poder volver a aplicar periódicamente una ordenación al abrir un libro, entonces lo mejor es utilizar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones de varias columna o para las que se tarda mucho tiempo en crear.

Como Ordenar Texto.

1.-Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.

2.-En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.



3.-Siga uno de los procedimientos siguientes:

* Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.
* Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.

4.-También puede ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas.

Problema: comprobar si todos los datos están almacenados como texto Si la columna que desea ordenar contiene números almacenados como números y números almacenados como texto, será necesario que les aplique formato de texto. Si no lo hace, los números almacenados como números se ordenarán antes que los números almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Formato de fuente de celda, haga clic en la ficha Número y, en Categoría, haga clic en Texto.

Problema: quitar los espacios a la izquierda En algunos casos, los datos que se hayan importado de otra aplicación pueden tener insertados espacios a la izquierda delante de los mismos. Antes de ordenar los datos, quite estos espacios.

Filtrar datos de un rango o una tabla.


Filtrar datos utilizando Autofiltro es una manera fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos de un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en él.

Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.

También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.

Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos.

IMPORTANTE Para obtener los mejores resultados, no mezcle formatos de almacenamiento, como texto y números o números y fecha, en la misma columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo de comando de filtro. Si hay una mezcla de formatos de almacenamiento, el comando que se muestra es el formato de almacenamiento que se repite más. Por ejemplo, si la columna contiene tres valores almacenados como número y cuatro como texto, el comando de filtro que se muestra es Filtros de texto.

Filtrar texto. 

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1.-Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.
2.-En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar.




Tabla.

*** Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.

1.-Haga clic en la flecha Flecha desplegable de filtro del encabezado de columna.

2.-Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de valores de texto

*** En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que filtrar.

La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar.

SUGERENCIA Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior.

Crear criterios.    

1.-Elija Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación o en Filtro personalizado.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carácter específico, seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres específicos en cualquier lugar del texto, seleccione Contiene.

2.-En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione el valor de texto de la lista.
Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o, para filtrar texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto, escriba campana.

Nota: Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un carácter comodín.También puede filtrar por más de un criterio.

Filtrar por selección.

Puede filtrar datos rápidamente con criterios que sean iguales al contenido de la celda activa.

En un rango de celdas o en una columna de tabla, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la celda que contenga el valor, el color, el color de fuente o el icono por el que desea aplicar el filtro.
Haga clic en Filtrar y siga uno de los procedimientos siguientes:

** Para filtrar por texto, número o fecha y hora, haga clic en Filtrar por valor de la celda seleccionada.

** Para filtrar por color de celda, haga clic en Filtrar por color de la celda seleccionada.

** Para filtrar por color de fuente, haga clic en Filtrar por color de fuente de la celda seleccionada.

** Para filtrar por icono, haga clic en Filtrar por icono de la celda seleccionada.


Quitar filtros.

** Para quitar un filtro aplicado a una columna de un rango o una lista, haga clic en la flecha Flecha de campo que aparece junto a la columna y, a continuación, haga clic en Todas.

** Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de un rango o una lista, seleccione Filtro en el menú Datos y haga clic en Mostrar todo.

** Para quitar las flechas de filtro de un rango o una lista, seleccione Filtro en el menú Datos y haga clic en Autofiltro.


Crear un filtro personalizado para encontrar un rango de valores.

En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado aparecen una serie de operadores que nos permiten configurar de forma avanzada los criterios de búsqueda. Hasta ahora sólo hemos visto el operador es igual a, pero hay muchos más:

ð es igual a: Excel muestra todos los registros que coincidan con el valor especificado.

ð no es igual a: Excel muestra todos los registros que no coincidan con el valor especificado.

ð es mayor a: presenta todos los registros cuyo valor sea estrictamente mayor que el especificado. Se utiliza sobre todo con campos numéricos.

Nota Si usas cualquiera de los operadores es mayor que, es mayor o igual que, es menor que y es menor o igual que con campos de texto, Excel utilizará el orden alfabético para filtrar los datos. Por ejemplo, la condición es mayor que Histórica, hará que Excel muestre los registros cuyas categorías tengan un nombre alfabéticamente posterior a la palabra «Histórica».

ð es mayor o igual a: Excel muestra todos los registros cuyo valor sea mayor o igual que el especificado.

ð es menor que: presenta todos los registros cuyo valor sea estric­tamente menor que el señalado.

ð es menor o igual a: Excel muestra todos los registros cuyo valor sea menor o igual que el especificado.

ð comienza por: Excel señala todos los registros cuyo valor (ya sea numérico o de texto), empiece por el número o el texto ­especificado.

ð no comienza por: muestra todos los registros cuyo valor (ya sea numérico o de texto), empiece por un número o un texto distinto al especificado.

ð termina con: Excel presenta todos los registros cuyo valor (ya sea numérico o de texto), termine por el número o el texto especificado.

ð no termina con: muestra todos los registros cuyo valor (ya sea numérico o de texto), termine por un número o un texto distinto al especificado.

ð contiene: Excel muestra todos los registros cuyo valor (ya sea numérico o de texto), contenga los números o caracteres especificados.

ð no contiene: Excel muestra todos los registros cuyo valor (ya sea numérico o de texto), no contenga los números o caracteres especificados.

Nota: Todos estos operadores permiten personalizar aún más el criterio de selección de las filas que queden en pantalla tras aplicar el filtro.


Aplicar validación de datos a celdas.


La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.

En este artículo se describe cómo funciona la validación de datos en Excel y se describen brevemente las diferentes técnicas de validación de datos disponibles. No cubre la protección de celdas, que es una característica que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de cálculo para que no se puedan editar o sobrescribir.


¿Qué es la validación de datos?

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:



Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico.

En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y bonificaciones.



Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7 también aumentaría o se reduciría automáticamente.

Las opciones de validación de datos se encuentran en el grupo Herramientas de datos.



La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.





¿Cuándo es útil la validación de datos?

La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.

Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro. 



** Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico Por ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica.

** Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes.

** Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después.

** Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres.

** Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje de validación.

Mensajes de validación de datos.

Lo que los usuarios verán al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, este mensaje puede moverse y dejarse visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC.

Mensaje de entrada.

Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que deben escribirse en una determinada celda.

También puede elegir mostrar un mensaje de error que sólo aparecerá cuando el usuario escriba datos no válidos.

Mensaje de error con advertencia personalizada.

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

ICONO TIPO SE USA PARA
Detener Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.

Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla.

Información Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.

Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado.

Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:

** El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.
** Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.
** Una macro especifica datos no válidos en la celda.

Criterios de la ventana validación de datos en Excel.





Graficos en Excel.

Un gráfico transmite rápidamente los mensajes. Con un gráfico, se pueden transformar los datos de hoja de cálculo para mostrar comparaciones, patrones y tendencias.

Los gráficos pueden contener mucha más información que los números por sí solos: los primeros presentan los datos de forma visual, lo que hace que el significado de los números adquiera más sentido. Con las nuevas funciones de gráficos de Microsoft Office Excel 2007 es más fácil que nunca transformar datos monótonos en información útil.

Los gráficos comienzan con datos. En Office Excel 2007, sólo tiene que seleccionar los datos de la hoja de cálculo, elegir el tipo de gráfico que mejor se adapte a su objetivo y hacer clic. ¿Quiere probar un tipo de gráfico diferente? Simplemente vuelva a hacer clic y seleccione un nuevo tipo de gráfico de una gran variedad de posibilidades. Después trabaje con las nuevas Herramientas de gráficos para personalizar el diseño y dar formato al gráfico. Puede ver la apariencia que tendrán las diferentes opciones si las señala en el cuadro de diálogo, no es necesario que pierda tiempo aplicando selecciones diferentes hasta encontrar lo que busca. Y cuando el gráfico esté exactamente en el lugar que desee, podrá guardarlo como plantilla para utilizarlo otra vez en Excel o en otros programas del sistema Office 2007 (Word 2007, por ejemplo).

Tipos de gráficos disponibles.

Microsoft Office Excel 2007 admite muchos tipos de gráficos para ayudarle a mostrar datos de forma comprensible para su audiencia. Cuando crea un gráfico o cambia el tipo de uno existente, puede seleccionar uno de los tipos de gráficos siguientes.

* Gráficos de columnas
* Gráficos de líneas
* Gráficos circulares
* Gráficos de barras
* Gráficos de área
* Gráficos XY (Dispersión)
* Gráficos de cotizaciones
* Gráficos de superficie
* Gráficos de anillos
* Gráficos de burbujas
* Gráficos radiales

Crear un gráfico básico.

En la mayoría de los gráficos, como los gráficos de columnas y los gráficos de barras, puede representar gráficamente datos que están organizados en filas o columnas en una hoja de cálculo. Sin embargo, algunos tipos de gráfico (como el gráfico circular o el gráfico de burbujas) requieren una disposición de datos específica.

1.- En la hoja de cálculo, organice los datos que desea trazar en un gráfico.
Los datos pueden estar organizados en filas o columnas: Excel determina automáticamente el mejor modo de trazar los datos en el gráfico.

Nota: Algunos tipos de gráfico (como el gráfico circular o el gráfico de burbujas) requieren una disposición de datos específica, según se describe en la tabla siguiente.

2.- Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el gráfico.

3.- En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, siga uno de los procedimientos siguientes:

** Haga clic en el tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desea utilizar.

** Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en un tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en Todos los tipos de gráfico para mostrar el cuadro de diálogo Insertar gráfico; por último, haga clic en las flechas para desplazarse por todos los tipos y subtipos de gráficos disponibles y haga clic en los que desea utilizar.




4.- De forma predeterminada, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico incrustado. Si desea colocar el gráfico en una hoja de gráfico independiente, puede cambiar su ubicación mediante el procedimiento siguiente.

** Haga clic en el gráfico incrustado para seleccionarlo. De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas Diseño, Presentación y Formato.

** En la ficha Diseño, en el grupo Ubicación, haga clic en Mover gráfico.



** En Seleccione dónde desea colocar el gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mostrar el gráfico en una hoja de gráfico, haga clic en Hoja nueva.
SUGERENCIA Si desea reemplazar el nombre sugerido para el gráfico, puede escribir un nombre nuevo en el cuadro Hoja nueva.

** Para mostrar el gráfico como un gráfico incrustado en una hoja de cálculo, haga clic en Objeto en y, a continuación, haga clic en una hoja de cálculo en el cuadro Objeto en.

Cambiar el diseño o el estilo de un gráfico.

Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinidos. Aunque Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos (o diseños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más cambiando manualmente el diseño y el formato de cada uno de los elementos del gráfico.

Haga clic en el gráfico al que desee dar formato mediante un diseño predefinido.

SUGERENCIA De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas Diseño, Presentación y Formato.

 



Si deseamos realizar un cambio al gráfico creado, podemos utilizar el Clic Derecho del Ratón encima del gráfico y de esta manera se presentara un menú como este:




Y asi puede cambiar el Tipo de Gráfico y otras opciones mas al gráfico que ya había creado de una manera rápida.

Algunos tipos de Gráficos de Excel.

Gráficos de columnas.

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de columnas. Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos.

En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.



Gráficos de líneas.

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de líneas. Los gráficos de línea pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala común y, por tanto, son ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.




Gráficos circulares.

En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una hoja de cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una serie de datos, en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un gráfico circular se muestran como porcentajes del total del gráfico circular.



Gráficos de anillos.

En un gráfico de anillos se pueden representar datos organizados únicamente en columnas o en filas de una hoja de cálculo. Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo pero puede contener más de una serie de datos.



Gráficos radiales.

Los datos organizados en columnas o filas en una hoja de cálculo se pueden representar en un gráfico radial. Los gráficos radiales comparan los valores agregados de varias series de datos.



Gráficos de burbujas.

En un gráfico de burbujas, se pueden trazar los datos que se organizan en columnas en una hoja de cálculo de manera que los valores x se muestran en la primera columna y los valores y correspondientes y los valores de tamaño de burbuja se muestran en columnas adyacentes.

Por ejemplo, organizaría los datos como se muestra en el siguiente ejemplo.



Macros en Excel.

Una macro Excel es una serie de procedimientos o funciones agrupados en un módulo vba (visual basic para aplicaciones) que se almacena para poder ejecutarse cuando se invoque a dicha macro.

El lenguaje vba esta enfocado a la realización de programas sobre las herramientas Excel, Access, Word. Con macros vba podemos crear nuevas funciones para nuestras hojas Excel, personalizar estilos y formatos, crear programas para la resolución de cálculos complejos y automatizar tareas.


¿Y para que se utiliza una macro?.


Las macros son usadas para economizar procesos, evitando tener que repetir de tareas dentro de una hoja de Excel.

Excel incluye protecciones para ayudar a proteger contra virus susceptibles de ser transmitidos por macros. Para poder trabajar con un libro que contiene macros, se debe habilitar el manejo de macros dentro de Microsoft Excel.

Crear  una macro.

Para automatizar una tarea repetitiva, puede grabar rápidamente una macro en Microsoft Office Excel. También puede crear una macro utilizando el Editor de Visual Basic en Microsoft Visual Basic para escribir sus propios scripts de macro o para copiar toda o parte de una macro en una nueva macro. Una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un botón de la barra de herramientas, un gráfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic en ese objeto. Si ya no usa una macro, puede eliminarla.

Grabar una macro.

Cuando graba una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para completar las acciones que desea que realice la macro. En los pasos grabados no se incluye el desplazamiento por la cinta de opciones.

NOTA La cinta de opciones es un componente de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.

1.- Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:
a) Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

b) En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.

2.- Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente:

a) En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.



b) En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

NOTA Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros. 

Ahora si empecemos a Grabar la Macro.


1.- En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.

2.- En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.

NOTA El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres posteriores pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No pueden usarse espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carácter de subrayado para separar palabras. Si utiliza un nombre de macro que también es una referencia de celda, puede aparecer un mensaje de error indicando que el nombre de la macro no es válido.

3.- Para asignar una combinación de tecla de método abreviado con CTRL para ejecutar la macro, en el cuadro Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra en mayúsculas o minúsculas que desee utilizar.

NOTA La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de método abreviado predeterminada equivalente en Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro. 

4.- En la lista Guardar macro en, seleccione el libro donde desea almacenar la macro.

SUGERENCIA Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros personal. Cuando selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb) en caso de no existir uno previamente, y guarda la macro en este libro. En Windows Vista, el libro se guarda en la carpeta C:Usuariosnombre de usuarioAppDataLocalMicrosoftExcelXLStart. En Microsoft Windows XP, el libro se guarda en la carpeta C:Documents and Settingsnombre de usuarioDatos de programaMicrosoftExcelXLStart. Los libros ubicados en la carpeta XLStart se abren automáticamente siempre que se ejecuta Excel. Si desea que se ejecute automáticamente una macro del libro de macros personal en otro libro, también debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel.

5.- Escriba una descripción de la macro en el cuadro Descripción.

6.- Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.

7.- Realice las acciones que desee grabar.

8.- En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación .


Ejecutar una macro.

Existen varias maneras de ejecutar una macro. Siempre puede ejecutar una macro por medio del comando de menú. Dependiendo de cómo esté asignada la ejecución de la macro, es posible que también pueda ejecutarla presionando una combinación de teclas de método abreviado con CTRL o haciendo clic en un botón de la barra de herramientas o en el área de un objeto, gráfico o control. Asimismo, puede ejecutar una macro automáticamente al abrir un libro.

1.- Abra el libro que contiene la macro.

2.- En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

3.- En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar. Siga uno de los procedimientos siguientes:

a) Para ejecutar una macro en un libro de Excel, haga clic en Ejecutar.

SUGERENCIA También puede presionar CTRL+F8 para ejecutar la macro. Puede interrumpir la ejecución de la macro presionando ESC.

b) Para ejecutar una macro desde un módulo de Microsoft Visual Basic, haga clic en Edición y, a continuación, en el menú Ejecutar, haga clic en Ejecutar Sub/UserForm o presione F5.





Asignar una macro a un objeto, gráfico o control.

1.- En una hoja de cálculo, haga clic con el botón secundario en el objeto, gráfico o control al que desea asignar una macro existente y, a continuación, haga clic en Asignar macro.

2.- En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar.



Ejemplos de  Macros en Excel 2007.

Macro para solicitar confirmación de salir de Excel.

‘macro que solicita al usuario que confirme salir de Excel
Private Sub salir()
If msgbox(“¿Desea salir de Excel?”,vbQuestion+ vbYesNo)=vbYes Then
Application.quit
End If
End Sub


Macro para guardar archivo seleccionando ubicación

Sub guardar_archivo()
Dim stArchivo
stArchivo = Application.GetOpenFilename(“Hoja de Excel , *.xls*”, _
, “Seleccione archivo “)
End Sub


Macro para guardar archivos en otro formato

Sub guardar_archivo_otro()
‘con esta macro guardamos el archivo con la fecha y hora actual y formato csv
Dim nombre, nombrearch, hoja, ruta
nombre = Format(Now, “dd-mm-yy hh.mm.ss”)
ruta = ActiveWorkbook.Path
nombrearch = ActiveWorkbook.Name
hoja = ActiveSheet.Name
ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=ruta & “” & hoja & nombre & “.csv”, FileFormat:=xlCSV
ActiveSheet.SaveAs ruta & “” & nombrearch & nombre & “.xlsm”
End Sub


Copiar rango de una hoja a otra

Si queremos que se quiera copiar los rangos de la hoja activa de una hoja a otra ejecutariamos la macro siguiente:
Option Explicit
Dim f, c
Public Sub CopiarRango()
ActiveCell.CurrentRegion.Select
f = ActiveCell.Row
c = ActiveCell.Column
Selection.Copy
Sheets(“Hoja2″).Activate
Cells(f, c).Activate
ActiveSheet.Paste
End Sub


Cerrar libro Excel (guardar cambios)

ActiveWorkbook.Close
ActiveWorkbook.Close Savechanges:=True
ActiveWorkbook.Close(True)
Cerrar libro Excel (sin guardar cambios)
ActiveWorkbook.Close(False)
ActiveWorkbook.Close Savechanges:=False
Cerrar libro Excel (variable, sin guardar cambios)
Application.DisplayAlerts = False Windows(Libro_mayor).Close Application.DisplayAlerts = True Abrir libro Excel (ruta fija) Workbooks.Open FileName:=”C:TrabajoInforme.xls”
Desplazarnos a la última hoja del libro
Sub ultima_hoja()
Sheets(Sheets.Count).Select
End Sub


Desplazarnos a la primera hoja del libro

Sub primera_hoja()
Sheets(1).Select
End Sub


Copiar el contenido seleccionado en otra hoja

Sub CopiaColumnas()
Dim mirango As Range
Dim col As Range
Dim NuevaHoja As Worksheet
Dim i As Integer
Set mirango = Selection
Worksheets.Add
i = 0
For Each col In mirango.Columns
col.Copy ActiveSheet.Range(“A1″).Offset(, i)
i = i + 1
Next col
End Sub